Wie haben sich Projekte im Dokumentenmanagementbereich in den letzten Jahren verändert? Was waren die Anforderungen der Kunden vor zehn Jahren an eine ECM-Plattform, wie sehen sie heute aus? Und wie läuft ein Projekt mit Alfresco ab? Mein Kollege Sven Klabunde ist seit mehr als zehn Jahren im Bereich Enterprise Information Management tätig und kann spannendes zum Ablauf von Alfresco-Projekten und Marktentwicklung erzählen.
Sven, wer bist du?
Ich beschäftige mich eigentlich schon so ziemlich seit dem Beginn meiner Karriere mit Themen rund um Dokumenten/ Content Management. Angefangen hat alles mit Web Content Management-Projekten bei einem der großen Beratungshäuser in Berlin nach meinem Wirtschaftsinformatikstudium und dann bei einem Start-up, das verschiedene Inhalte für mobile Endgeräte bereitgestellt hat. Wir haben damals noch unsere digitale Asset-Management- und Auslieferungsplattform selbst gebaut.
Neben der Begeisterung für die verschiedenen “coolen” Technologien verbindet mich aber auch das Thema Projekt Management mit meiner Arbeit – anfangs eher klassische, aber dann auch agile PM Methoden. Meine Erfahrungen in diesem Bereich und auch mein Interesse an Prozess Management und Prozessverbesserungsthemen hat mich dann für 4 Jahre in die USA zu einem deutschen Automobilhersteller geführt, um dort den IT-Bereich bei der Verbesserung der IT- und PMO-Prozesse zu unterstützen. Das war eine sehr spannende und schöne Zeit – auch deshalb, weil genau zu dieser Zeit unsere Tochter als neues Familienmitglied “dazugestoßen” ist.
Danach sind wir im Schwabenland (oder “Ländle” wie die Einheimischen auch sagen) gelandet. Hier hat Alfresco meinen Weg gekreuzt. Seitdem bin ich mit Alfresco als Dokumentenmanagement- und Prozessplattform bei verschiedenen Kunden als Projektmanager und Solution Consultant unterwegs. Zuerst bei Westernacher und, nach dem Kauf unserer Abteilung, nun bei it-novum.
In meiner Freizeit findet man mich häufig auf dem Mountainbike irgendwo im Nord-Schwarzwald. Dort wo ich wohne, beginnen meiner Meinung nach einige der schönsten Trails durchs Gelände.
Mit was beschäftigst du dich den ganzen Tag so?
Als erstes geht es in einem neuen Projekt darum, das Problem des Kunden und dessen Business-Umfeld zu verstehen. Dabei versuchen wir herauszufinden, wie der Kunde heute arbeitet und welche Ziele er verfolgt. Wir veranstalten zum Beispiel Workshops beim Kunden oder sitzen gemeinsam mit dem Kunden am Arbeitsplatz und schauen uns genau an, wie die Arbeit erledigt wird.
Gemeinsam mit dem Kunden entwerfen wir dann Lösungskonzepte, um die Abläufe zu verbessern. Aktuell sind wir z.B. als Team bei einer Bank in Stuttgart unterwegs, um dort Alfresco zur Steuerung des Kredit-Auszahlungsprozesses einzuführen. Gemeinsam mit den Business Analysten und auch Fachbereichen des Kunden entwerfen wir die Prozessabläufe als BPMN-Diagramme und setzen diese in Alfresco Process Services um. Da im Prozessverlauf auch Informationen zum Endkunden und zum Kredit selbst mit anderen Systemen ausgetauscht werden, spielt auch die Integration via REST APIs in die Systemlandschaft des Kunden eine große Rolle.
Wie haben sich die Probleme der Kunden in den letzten Jahren geändert?
Als ich anfing, Projekte mit Alfresco zu machen, war der Fokus noch ein anderer. Oftmals kam der Kunde bereits mit einer konkreten Anfrage auf uns zu, Alfresco ausrollen zu wollen. Die Projekte waren häufig eher technologiegetrieben. Heute beginnen die überwiegende Zahl der Projekte mit dem fachlichen Problem. Im ersten Schritt benötigt der Kunde daher mehr fachliche oder Prozessberatung sowie methodische Unterstützung bei der Definition und Strukturierung seiner Anforderungen.
Du arbeitest seit mehr als 6 Jahren mit Alfresco. Welche großen Entwicklungen haben der Markt und das Produkt in der Zeit gesehen?
Ich kann mich noch an einige der früheren Versionen erinnern, als selbst das Upgrade von Systemen mit eher geringfügigen Anpassungen zu einer größeren Herausforderung werden konnte. Auch das Thema Prozessmanagement war in früheren Versionen noch wenig ausgeprägt. Heute bietet Alfresco mit seiner Digital Business Plattform eine passende Antwort auf die Herausforderungen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Ein wichtiges Thema im Bereich Dokumentenmanagement ist sicherlich das schnelle Wiederfinden von Inhalten. Dazu müssen Inhalte klassifiziert und kategorisiert und weiteren Metadaten versehen werden. In der Vergangenheit und auch heute noch geschieht das stellenweise von Hand. Hier halten bereits Enterprise Search- oder Machine Learning/Deep Learning-Dienste Einzug, die das für den Benutzer übernehmen.
Auch im Bereich der Bereitstellung von Alfresco-Systemen gibt es schon viele effizienzsteigernde Verbesserungen. Mit Hilfe von Container-Technologien lassen sich Deployments im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud standardisieren/ automatisieren und dadurch deutlich beschleunigen.
Softwareprojekte laufen bekanntlich nicht immer gleich ab und können den Anbieter mitunter vor größere Herausforderungen stellen. Was war dein herausforderndstes Projekt mit Alfresco?
Zu den Topkandidaten gehört mit Sicherheit der Alfresco Rollout zur Ablösung von OpenText bei der Islamischen Entwicklungsbank in Saudi Arabien. Die Bank finanziert und betreut viele Entwicklungshilfeprojekte im Nahen Osten. Die Bankenmitarbeiter sind oft bei den Projekten vor Ort und müssen jeder Zeit Zugriff auf ihre Projektdokumente haben. Aber auch interne Abläufe wie die Verarbeitung und Verteilung der täglichen Post gehörten bei dem Projekt zum Scope.
Mit 1,5 Jahren war das das längste Alfresco-Projekt, das ich je gemacht habe. Wir hatten eine Vielzahl von Projektbeteiligten und links und rechts Abhängigkeiten zu weiteren bankinternen Projekten und Initiativen sowie Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP.
Darüber hinaus galt es, kulturelle und sprachliche Herausforderungen zu meistern. Ich erinnere mich noch sehr gut an eine Arbeitswoche in Jeddah während der Zeit des Ramadans. In dieser Zeit kommt quasi das öffentlich Leben während des Tages beinahe zum Erliegen und die Nacht wird zum Tag.
