Alfresco hat sich seit den Anfängen des Projekts im Jahr 2005 zum führenden Open Source Enterprise Content Management-System (ECM) entwickelt. Diesen Erfolg verdankt das ECM-System seiner funktionalen Vielfalt, seinen fortschrittlichen Features, seiner hohen Flexibilität und Skalierbarkeit, aber genauso seiner durchdachten Bedienung und der breiten Unterstützung verschiedenster Standards. Damit ist Alfresco zu einer hochintegrativen Plattform herangewachsen, mit der Unternehmen den Wildwuchs ihrer IT-Systeme eindämmen und, statt immer neue Insellösungen zu installieren, ein System auf die Beine stellen können, das weite Teile ihrer Bedürfnisse abdeckt. Ich will hier nicht groß auf die Grundfunktionen des ECM-Systems eingehen, sondern darauf, was Alfresco in meinen Augen für Unternehmen darüber hinaus interessant macht: seine Flexibilität und Kollaborationsfunktionen.
Alfresco hat seine Stärken natürlich in klassischen Geschäftsszenarien wie der Verwaltung von Dokumenten und der Automatisierung von Workflows und deckt in diesem Bereich so ziemlich alle denkbaren Anforderungen ab. Neben diesen ECM-Grundfunktionen beherrscht Alfresco inzwischen aber auch eine Reihe von Kollaborationsfunktionen, die Unternehmen im täglichen Einsatz viel Zeit und Mühe ersparen. Alfresco geht jedoch einen Schritt weiter – und zwar in die (private) Cloud Ihres Unternehmens: egal wo, egal wann, egal welches Endgerät – ob Laptop, Tablet oder Smartphone – mit Alfresco Share haben Mitarbeiter von überall aus sicheren Zugriff auf ihre Dokumente. Sie können mobil jederzeit unkompliziert die aktuellsten Informationen abrufen – während eines Termins beim Kunden genauso wie in einer Besprechung mit Lieferanten oder auf der Baustelle.
Damit schließt Alfresco nicht nur eine Aktualitätslücke und verhindert Anwendungswildwuchs, sondern steigert auch die Sicherheit im Umgang mit Geschäftsinformationen, indem es die Nutzung externer Webdienste überflüssig macht. Alle Daten bleiben – auch verschlüsselt – in der unternehmenseigenen IT und die Datenübertragung zu Mobilgeräten lässt sich durch effiziente Verschlüsselung End-to-End absichern. Ein ausgereiftes und differenziertes Berechtigungsmanagement stellt dabei sicher, dass Anwender nur Zugriff auf die für sie freigegebenen Geschäftsinformationen erhalten. So können Nutzer unkompliziert und sicher Informationen auch mit externen Akteuren teilen.
Dank der hohen Integrierbarkeit von Alfresco lässt sich das System optimal in bestehende IT-Landschaften einfügen. Unter anderem unterstützt Alfresco das Share Point-Protokoll und erlaubt damit die unkomplizierte Einbindung von MS Office-Anwendungen, ohne dass eine proprietäre Share Point-Infrastruktur zu entsprechenden Lizenzgebühren dahinter installiert werden muss. Die Mitarbeiter können so ihre gewohnte Arbeitsumgebung weiternutzen, während das Unternehmen sich von starren Lizenzvereinbarungen und -gebühren befreit und in der Wahl der Backendsysteme frei bleibt. Denn im Gegensatz zu „out of the box“-Systemen wie MS Share Point kann Alfresco dank einer großen Bandbreite an Schnittstellen mit unterschiedlichsten Systemen zusammenarbeiten und an die wachsenden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Alfresco ist in zwei verschiedenen Varianten erhältlich: in der kostenlosen Community-Version und der Enterprise-Lösung. Für den Produktiveinsatz empfiehlt sich der Griff zu einer Enterprise-Lösung: Dabei fallen keine Lizenzkosten an, sondern es wird einzig und allein der Support bezahlt. Unternehmen haben dabei den Vorteil, dass sie bei der Einrichtung und der Anpassung an die Unternehmensbedürfnisse einen professionellen Partner an der Seite haben, der mit seiner Erfahrung dem Anwenderunternehmen viel Zeit und Nerven bei der Umsetzung spart. Zudem löst ein versierter Partner auftretende Probleme schneller und sorgt dafür, dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist – zu kalkulierbaren Kosten.
Zahlreiche weitere praktische Tipps für den Einsatz und die Implementierung von Alfresco im Unternehmensalltag liefert der Leitfaden „Alfresco und Liferay – ECM und Portal-Lösungen“. In meinem nächsten Blogbeitrag stelle ich Ihnen dann die Portal-Lösung Liferay vor.
