Geht es um den Austausch geschäftsrelevanter Informationen, zieht sich durch viele Unternehmen ein tiefer Graben: auf der einen Seite liegt SAP, auf der anderen Seite weitere alltägliche Business-Anwendungen. Im ersten Teil dieser Serie haben wir bereits beleuchtet, dass umständlich organisierte Informationen die Produktivität belasten, Fehlerquellen erzeugen und – nicht zuletzt – auf die Moral drücken. Wie aber lassen sich diese negativen Entwicklungen vermeiden?
Die Antwort heißt Integration. Wer Mitarbeitern einen effizienten Zugriff auf Informationen geben will, muss eine leistungsfähige Verbindung betriebswirtschaftlicher Systeme wie SAP mit dem zentralen Dokumentenmanagement schaffen. Im Folgenden zeigen wir, wie eine Integration von SAP mit dem Enterprise Content Management-System Alfresco aussehen kann.
Alfresco integriert geschäftsrelevante SAP-Prozesse
Verknüpfende ECM-Systeme wie Alfresco haben den Vorteil, dass alle Mitglieder der Organisation schnell auf geschäftskritische Dokumente zurückgreifen können, egal in welchem System diese hinterlegt sind. In einer mit Alfresco integrierten Systemlandschaft ist es möglich, alle Arten von Informationen, die in SAP erzeugt wurden (z.B. Belege, Drucklisten, Stammdaten etc.) automatisiert und strukturiert abzurufen, sodass sie ganz unkompliziert weiterverarbeitet werden können – unabhängig von einem SAP-Zugang. Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu einem konkreten Vorgang gehören, in den Strukturen anzeigen, zum Beispiel in Form einer Vorgangsmappe. Umgekehrt können SAP-Funktionen auch direkt und zeitsparend aus Alfresco heraus aufgerufen werden.
Alle Informationen auf einen Blick – auch von unterwegs
Der Vorteil von Alfresco ist klar: Informationen werden anwendungs- und prozessunabhängig. Mit dem Open Source-Modell fallen keine Lizenzkosten an, nur für die Enterprise-Version wird eine jährliche Supportgebühr fällig. Die grafische, webbasierte Nutzeroberfläche von Alfresco ist sehr übersichtlich gestaltet und lässt sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit intuitiv bedienen. Anders als beim statischen SAP hat man mit Alfresco auch per Tablet oder Smartphone zu jeder Zeit und ortsunabhängig Zugriff auf geschäftliche Informationen. Das ist insbesondere für Mitarbeiter und Kunden interessant, die standortübergreifend auf gemeinsame Dokumente zugreifen wollen. So können etwa Rechnungen oder Bestellungen schnell und direkt zusammen mit dem Geschäftsvorfall eingesehen werden.
Alfresco bietet eine ganzheitliche Ablage für SAP-bezogene Abläufe, sodass eine prozessgestützte Darstellung jederzeit möglich ist. Einmal registriert, können Lieferanten in einer abgesicherten und klar festgelegten Umgebung auf ihre Rechnungsdaten zugreifen und neue Rechnungen hochladen. Zeitintensive Kommunikation über Email oder Telefon wird dadurch zunehmend überflüssig, was alle beteiligten Mitarbeiter messbar entlastet.
Als Open Source-Lösung bietet Alfresco genuine Vorteile wie offene Standards, Herstellerunabhängigkeit und hohe Flexibilität durch eigene Anpassungen. Bei der Wahl einer geeigneten Open Source-Anwendung ist für viele Unternehmen daher die technische Qualität das entscheidende Kriterium. Im dritten Teil unserer „Alfresco meets SAP“-Serie überprüfen wir die Leistungsfähigkeit von Alfresco am Business Case der revisionssicheren Archivierung.
