In Teil eins und zwei haben wir beleuchtet, dass Unternehmen die Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiter effizienter gestalten, wenn geschäftskritische Informationen über mehrere Systemlandschaften hinweg verwaltet werden können. In vielen Geschäftsbereichen bestehen jedoch gesetzliche und interne Vorgaben, die einen besonderen Umgang mit Daten fordern.
Dazu gehören auch die in den neuen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten (GoBD) festgelegten Regeln zum Datenexport von steuerrelevanten SAP-Dokumenten. Theoretisch unterstützt SAP mit dem Data Retention Tool (DART) und einer Objektarchivierung, die auf dem Archive Development Kit (ADK) basiert, alle Anforderungen an die Bereitstellung von steuerlich relevanten Daten für die digitale Betriebsprüfung. SAP hat seine Eigenlösung jedoch nie für die revisionssichere Speicherung großer Datenmengen vorgesehen. Ein Großteil der SAP-User setzt deshalb auf ein externes Archivsystem.
Revisionssicher speichern
Für die Dokumentenverwaltung in SAP bieten sich grundsätzlich zwei Optionen an: der Einsatz des SAP Content Servers oder die Anbindung eines ECM über die SAP-Schnittstelle Archive Link. Fakt ist: der Content Server eignet sich nicht für die rechtssichere Archivierung großer Datenmengen im produktiven Betrieb. Zwar ist er als CAS (Content Addressed Storage)-System konzipiert, doch legt er den Content intransparent ab, d.h. es wird keine Datenbankstruktur erzeugt.
Revisionssicherheit bezieht sich auf die gesamte Lösung, d.h. der gesamte Geschäftsvorfall muss vom Auftrag bis zur Rechnung nachvollziehbar sein. Revisionssichere Speicher wie EMC Centera zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass sich die darin abgelegten Inhalte schnell auffinden lassen, nachvollziehbar sind und für einen festgelegten Zeitraum nicht geändert werden können.
Strukturierte Datenablage
Auch Alfresco ist als CAS für dokumentenzentrierte Anwendungen entworfen. Zusätzlich erlaubt es aber den „fixed Content“ mit Attributwerten zu belegen. Als externes DMS bietet ein Content Respository auf Basis von Alfresco gleich mehrere Vorteile: Alfresco erweitert das Dokumentenmanagement in SAP um typische DMS-Features wie etwa Archivierung, Abbildung komplexer Geschäftsprozesse mit Workflows und Check-in/Check-out für die Versionierung. Außerdem muss der Zugriff auf Dokumente nicht mehr zwingend über die SAP GUI erfolgen. Denn alle SAP-Ausgangs- und Eingangsbelege, die den Geschäftsvorfall begleiten, können in Alfresco gemeinsam abgelegt werden.
Ein typischer Anwendungsfall: Werden neue Stammdaten in SAP angelegt, dann erzeugt Alfresco eine Verknüpfung zu einer digitalen Vorgangsakte. Alfresco erkennt alle zum Geschäftsvorfall gehörenden Informationen wie E-Mails, Verträge, Dokumentationen, CAD-Grafiken, Fotos und Screenshots und legt sie in der Akte an. Durch die synchrone Verwaltung von SAP-Belegen wie Rechnungen, Lieferscheine, Lohnabrechnungen etc. lassen sich mit Alfresco alle Belege zu vollständigen Buchungssätzen zusammenfassen. Mit der integrierten Workflow Engine können komplette Arbeitsabläufe für wiederkehrende Dokumententypen erstellt werden. Alfresco automatisiert die Integration von Rechnungs- und Lieferanteninformation in SAP über den gesamten Information Lifecycle.
Wertschöpfen durch effiziente Lieferanten-Kunden-Kommunikation
Finanzwirtschaftlich betrachtet ist die fortlaufende Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ein wichtiges Element der Wertschöpfungskette. Lieferanten informieren, Angebote einholen, Aufträge erteilen, Lieferung überwachen – die Verarbeitung von Belegen und Rechnungen im SAP-System beansprucht viel Zeit. Und der Abstimmungsaufwand wächst mit jedem weiteren Dienstleister.
Eine weitere Stärke von Alfresco ist die große Zahl an flexiblen Schnittstellen und offenen Standards. Dokumente und Daten stellt Alfresco über den Alfresco Sharepoint ort-, zeit- und anwendungsunabhängig zur Verfügung. Dadurch wird nicht nur die abteilungs- und fachübergreifende Collaboration verbessert, auch Kunden und Lieferanten werden in das Dokumentenmanagement eingebunden – alle am Prozess beteiligten Nutzer profitieren von deutlich mehr Flexibilität und Agilität.
Es ist also sinnvoll, beim systemübergreifenden Informationsaustausch anzusetzen. Im vierten Teil unserer Blogserie „Alfresco meets SAP“ zeigen wir Ihnen, wie sich ein Dateimanagementsystem mit der SAP Integration Suite von Alfresco anbinden lässt.
