Aufbau eines Lieferantenportals mit Liferay Teil 2: Das Ergebnis

SAP Liferay 3Im ersten Beitrag dieser Blogserie bin ich auf die Herausforderungen eingegangen, die eine ausdifferenzierte Systemlandschaft für Unternehmen und ihre Mitarbeiter darstellen kann. Außerdem habe ich dort bereits skizziert, wie ein zentrales Portal dabei helfen kann, eine homogene Arbeitsumgebung herzustellen. In den folgenden Abschnitten gehe ich nun etwas mehr ins Detail und verdeutliche, wie SAP-basierte Arbeitsprozesse in Liferay abgebildet und vereinfacht werden können.

Die Informationsmenge wächst
Zwischen dem eigenen Unternehmen und seinen Lieferanten werden die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle zum Informationsaustausch genutzt. Das beginnt mit meist schriftlichen Informationen per Post oder E-Mail für die Registrierung eines neuen Lieferanten, geht weiter mit dem Einreichen von Nachweisen und Qualifikationen bis hin zur Angebotseinholung und Rechnungsstellung. Im eigentlichen Bestellprozess tauschen sich die beiden Unternehmen dann weiter aus, per E-Mail, Telefon oder Post. Damit wächst die Informationsmenge, die organisiert werden muss und mit der zunehmenden Zahl an Dienstleistern, Lieferanten und Partnern steigt auch der Aufwand, um die jeweiligen Profile aktuell zu halten und die einzelnen Geschäftsvorgänge korrekt zu dokumentieren.

Optimale Lösung gesucht
In den verschiedenen Stufen des des Kontakts mit Lieferanten ergeben sich unterschiedliche Fragestellungen wie beispielsweise: Kam die Bestellung an? Ist die Ware lieferbar? Ist die Lieferung bereits eingetroffen? Ist die Rechnung bereits freigegeben oder gar schon bezahlt? Kam das Geld an? Diese Erkundigungen einzuholen, verursacht zusätzlichen Kommunikationsaufwand. Greift ein Mitarbeiter zum Telefon, ist die Frage zwar meist schnell geklärt, doch besteht stets die Gefahr, dass die Antwort nicht dokumentiert wird. Bei einer E-Mail ist dagegen die Dokumentation gegeben, allerdings können eventuelle Rückfragen den Prozess verzögern, sodass sich gegebenenfalls ein weiterer Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt neu in den Sachverhalt einarbeiten muss.

Mit Liferay & SAP gelingt eine nahtlose Integration
Liferay bietet umfangreiche Funktionen in den Bereichen Social Collaboration, Web Content Management sowie Integration und jedes Modul von SAP kann von Liferay aus angesprochen werden. Mitarbeiter können so wiederkehrende Aufgaben und Prozesse in einer einheitlichen Oberfläche direkt über das Portal bearbeiten, auch wenn dabei unterschiedliche SAP-Systeme im Hintergrund zum Einsatz kommen. Serverseitig können Unternehmen ihren Mitarbeitern über Liferay sogar eine mobile Anwendung zur Verfügung stellen und dabei auch SAP-bezogene Prozesse einbeziehen. Damit können Mitarbeiter beispielsweise von unterwegs Rechnungen freigeben oder den Status eines Bestellprozesses prüfen.

SAP-Umgebung noch stärker nutzen

  • Weitere interaktive und leicht zu bedienende Funktionen ermöglichen es, den Umfang einer bestehenden SAP-Umgebung noch stärker zu nutzen:Supplier Portal: Verwaltung von Lieferanten, Aufträgen, Ausschreibungen und Rechnungen – nahtlos integriert in die SAP-Landschaft. Durch die Kommunikation über ein zentrales Portal werden alle Informationen systematisch erfasst und Vorgänge nachvollziehbar. Ein Supply Chain Management mit dem Enterprise Portal von Liferay steigert die Transparenz und verringert den Kommunikations- und damit den Arbeitsaufwand. Die gesamte Wertschöpfungskette des Einkaufsprozesses gewinnt somit an Qualität.
  • Mitarbeiter Portal: Mithilfe einer Self Service Funktion können Mitarbeiter direkt aus dem SAP heraus die über sie hinterlegten Informationen anpassen, Tätigkeiten erfassen sowie Vertretungen und Abwesenheiten einpflegen. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter selber, sondern auch die HR-Abteilung wird entlastet und Kollegen sind besser im Bilde, wann sie für jemanden einspringen müssen oder an welche Vertretung sie sich wenden müssen.
  • Invoice Portal: Eingehende Rechnungen werden immer häufiger mithilfe von Inputmanagement-Lösungen wie Ephesoft oder Kofax automatisch verarbeitet und in ein ECM-System zur revisionssicheren Ablage überführt. Über die Schnittstelle CMIS (Content Management Interoperability Services) kann Liferay an beliebige ECM-Systeme angebunden werden, um eingehende Rechnungsdokumente im Portal zur Freigabe anzeigen zu lassen. Rechnungen können dann aus Liferay heraus freigegeben und in SAP verbucht werden.

Nach dieser Übersicht über die Möglichkeiten, die sich aus einer Verbindung von Liferay und SAP ergeben, dreht sich der nächste und letzte Teil der Blogserie darum, wie Liferay sich am besten an die SAP-Systeme anbinden lässt. Schauen Sie also wieder rein.

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