Paperless Office: Papierlos dank Open Source

Die Zahl mobiler Endgeräte und Software-Lösungen hat in Unternehmen in den letzten Jahren drastisch zugenommen. Die Unmengen an Papierschriftstücken passen längst nicht mehr in das Zeitalter von Tablets und Smartphones. Wie ein „Paperless Office“ hilft die Vorteile elektronischer Geschäftsprozesse anwenderfreundlich nutzbar zu machen, beschreibe ich in diesem Artikel.

Im Zentrum des papierlosen Büros steht ein starker Open Source Software Stack. Darunter verstehe ich eine Kombination von offenen Software-Lösungen für Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement und Collaboration. Im Zusammenspiel ermöglichen es die Software-Lösungen verschiedenste Prozesse elektronisch und damit papierlos abzubilden.

Aller guten Dinge sind vier
Wir haben einen „Paperless Office Stack“ mit vier Software-Lösungen als vollständiges Ökosystem entwickelt: Ephesoft für die automatisierte Erfassung von Dokumenten; Alfresco für ihre Verwaltung und die Abbildung des digitalen Dokumentenflusses; Liferay für die Bereitstellung von Dokumenten und Daten in einem unternehmensweiten Portal, auf das Anwender zentral zugreifen können. Zusätzlich unterstützt die Signaturlösung CoSign während des Prozesses durch die Bereitstellung rechtsverbindlicher und nachweisbarer Signaturen.

Der „Paperless Office Stack“…

  • kombiniert verschiedene Lösungsmöglichkeiten für ein einfaches und nahtloses Dokumentenmanagement im Paperless Office: von der klassischen Projektablage über eine automatisierte Rechnungsverarbeitung bis hin zu Lieferantenportalen.
  • lässt den Anwender über Portale auf Dokumente zugreifen: unabhängig davon, ob Smartphone, Tablet oder Laptop verwendet wird.
  • bindet mit Hilfe der verfügbaren offenen Schnittstellen auch Drittanwendungen, wie z.B. SAP einfach an.
  • protokolliert besonders kritische Anwendungsfälle durch erweiterte Sicherheitsfunktionen und sichert sie über Mehrstufenauthentifizierung ab.
  • bietet dank der offenen Architektur eine hohe Sicherheit und Flexibilität und darüber hinaus die Möglichkeit, mit relativ geringem Aufwand Anpassungen und Individualisierungen durchzuführen.

Ganzheitliche und sichere Dokumentenverwaltung
Auf papierbasierte Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge bezogen bedeutet das, dass sie beim Eingang automatisiert erfasst werden (Ephesoft), als digitales Dokument weiterverarbeitet werden (Alfresco) und bei Bedarf durch digitale Signaturen (CoSign) ergänzt werden. Die Anwender greifen einfach und übersichtlich über ein Portal (Liferay) auf die Dokumente zu.

Im so entstehenden papierlosen Büro…

  • werden Dokumente als eingehende Post via Scanner erfasst, über die automatische Klassifikation zugeordnet und anschließend verarbeitet. Ihre Einbindung in Geschäftsabläufe oder Anwendungen (z.B. SAP) ermöglicht es, Dokumenten-Lebenszyklen ganzheitlich abzubilden.
  • ist der gesamte Prozess von Beginn an nachvollziehbar. Durch die revisionssichere Aufbewahrung sind auch durchlaufene Workflows zentral einsehbar.
  • melden sich die Anwender am Portal an, um ihre Aufgaben zu erledigen. Hier sehen sie alle aktuellen Aufgaben und relevanten Aktivitäten, angezeigt in einer intuitiv bedienbaren Oberfläche im Cockpit-Design.
  • werden die Aufgaben aufgrund der Prozessintegration mit Alfresco und anderen angebundenen Drittanwendungen synchronisiert.
  • stehen Dokumente und Informationen auch für Tablets und Smartphones zur Verfügung, ohne die Compliance zu gefährden

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