Das Archivierungsproblem mit Open Source lösen
Rechtssichere Archivierung ist ein wichtiges Thema im Dokumentenmanagement. Auch für Open Source-Systeme. Alfresco unterstützt als Dokumentenmanagementsystem aber an sich keine rechtsichere Archivierung. Wir haben deshalb überlegt, wie Dokumente in Alfresco trotzdem rechtlich einwandfrei archiviert werden können.
Uns ist folgender Lösungsansatz gekommen: Um überhaupt archivieren zu können, braucht man Software, die Daten so auf ein Storage-System schreibt, dass sie danach nicht mehr veränderbar sind. Software wie Hardware müssen dabei zertifiziert sein, damit das Ganze rechtssicher ist. Beim googlen nach einer Lösung sind wir auf Grau Data und deren Open Source Archivierungssoftware gestoßen. Soweit, sogut.
Was auf den ersten Blick nach einer Open Source-Traumhochzeit aussieht, funktioniert aber auf den zweiten Blick (noch) nicht: Bislang erfüllt nur die Closed Source-Version ARCHIVEMANAGER die gesetzlichen Vorschriften an Archivierung gemäß GDPdu und GoBS, dafür aber garantiert.
Bleibt die Frage, wie man ARCHIVEMANAGER an Alfresco anstöpselt. Auf Anfrage bei Alfresco bekamen wir die Antwort, die Software ließe sich gut an Alfresco anbinden und sei in der Lage, auf ein Storagesystem (beispielsweise Netapp) zu schreiben. Offenbar hat man den Nachholbedarf im Bereich Archivierung erkannt: In der kommenden Enterprise Version 3.2 von Alfresco soll es ein Modul zur Unterstützung von Archivierungsprozessen geben. Durch das Modul sollen Dokumentendaten wie Aufbewahrungsfristen hinterlegt werden können, damit der Archivierungsvorgang problemlos automatisisiert werden kann. Vielleicht ja dann mit der Open Source-Version des ARCHIVEMANAGERS?
