Alfresco hat den Anspruch, ein vollwertiges Enterprise-Content Managementsystem zu sein. Deshalb hören wir bei unseren Kunden immer wieder die Frage: ist Alfresco revisionssicher? Vor Jahren hatten wir das Thema schonmal in einem Blogeintrag besprochen. Seitdem ist etliches passiert bei Alfresco und auch im Bereich Archivierung. In diesem Post wollen wir die Frage nach der revisionssicheren Archivierung mit Alfresco wieder aufgreifen, denn sie ist nach wie vor aktuell.
Ob bei Telcos oder im Vorortgespräch: Ich merke immer wieder, wie das Thema ITler umtreibt. Eine häufige Frage ist deshalb die nach dem genauen Unterschied zwischen revisionssicherer und rechtssicherer Archivierung. Zumindest das lässt sich schnell beantworten: es gibt keinen.
Ich kann diese Fragen sehr gut nachvollziehen. Der Begriff Revisionssicherheit ist in den letzten Jahren von den Medien so oft bemüht worden, dass es am Ende zum Schreckgespenst avanciert ist. Und das schüchtert große wie kleine Unternehmen gleichermaßen ein. Was revisionssichere Archivierung mit Alfresco betrifft, möchte ich deshalb einige Dinge klarstellen. Mit Alfresco lässt sich revisionssichere Archivierung umsetzen. Dabei müssen aber einige Parameter beachtet werden:
- Individuelle Umsetzung: Revisionssicherheit im Unternehmen kann nur erreicht werden, indem die betroffenen Geschäftsprozesse angepasst werden.
- Kombination ist obligatorisch: Revisionssicherheit erhält man nur durch die Kombination „Software + Hardware“.
Wir setzen Alfresco ein, um über das Record Management-Modul Aktenpläne sauber zu verwalten. In Deutschland ist das nicht ganz einfach, denn Alfresco orientiert sich in diesem Bereich an den Anforderungen des amerikanischen Public Sector. Das Record Management soll aber nach Aussage von Alfresco zukünftig stärker „europäisiert“ werden, um auch die Anforderungen des deutschen Gesetzgebers zu erfüllen.
Um mit Alfresco Dokumente auch archivieren zu können, braucht es ein korrespondierendes Archiv, das die Dokumente sicher auf lange Frist aufbewahrt. Dafür bietet Alfresco ein weiteres Modul, das auf der XAM -Schnittstelle basiert. XAM steht für eXtensible Access Method und stellt eine Spezifikation zum Zugriff auf Speichersysteme, z.B. eine EMC Centera dar. Über xam:archived kann ein Dokument zur Archivierung ausgewählt werden. Die Einstellung der Retention-Zeit legt fest, wie lange das Dokument aufbewahrt werden soll.
Die Brücke zwischen dem Records-Management-Modul und der XAM-Schnittstelle kann man in Alfresco über einfache Rules und Scripte schließen. Sie archivieren Dokumente nach Lebenszyklen.
Das heißt also: Eine revisionssichere Archivierung ist mit Alfresco möglich. Jedoch steckt der Teufel im Detail. Wichtig sind intensive Gespräche mit der eigenen IT und eventuell dem Dienstleister unter Berücksichtigung der oben erwähnten Parameter. Das ist nicht in ein paar Tagen zu schaffen, meiner Erfahrung ist dafür viel Zeit einzuplanen, weil das Thema nicht nur die IT betrifft, sondern auch viele Geschäftsprozesse eingebunden werden müssen. Auch, wer bereits über eine revisionssichere Archivierungslösung verfügt, ist gut damit beraten, diese kritisch zu überprüfen.
