Alfresco kann Unternehmen auf viele Arten bei der Homogenisierung ihrer Anwendungslandschaft helfen – und damit zur Effizienzsteigerung und Reduzierung der Arbeitsbelastung beitragen. Einer der Bereiche, in denen die Vorteile einer flexiblen, zentralen und integrierten Dokumentenverwaltung mit Alfresco besonders deutlich werden, ist das Vertragsmanagement.
Vertragserstellung läuft selten glatt
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen will einen Auftrag vergeben und hat sich nach einer Ausschreibung für einen Lieferanten entschieden. Nun muss ein Vertragsmanager den Vertrag aufsetzen. Dafür gibt es Vorlagen, die noch um Details wie etwa Leistungsumfang, Ansprechpartner, Vertragsstrafen etc. ergänzt werden müssen. Anschließend geht der Vertrag zur Rechtsabteilung, die ihn prüft. Im günstigsten Fall gibt ihn der verantwortliche Vorgesetzte dann direkt frei, und er kann an den Auftragnehmer zur Unterzeichnung geschickt werden. So einfach das alles auch aussieht, in der Praxis läuft es selten so glatt ab. Über den gesamten Prozess lauern verschiedene Fallen, die dafür sorgen können, dass ein Projekt oder eine Lieferung in Verzug gerät, weil der Vertrag aufgrund von Fehlern ungültig bzw. falsch definiert worden ist. Diese Gefahr ist umso größer, je mehr unterschiedliche Verträge in verschiedenen Bearbeitungsstadien einzelne Mitarbeiter zeitgleich koordinieren müssen.
Sämtliche Vorlagen unkompliziert zur Hand
Der erste Stolperstein kann schon die Auswahl der richtigen Vertragsvorlage sein. Häufig werden diese Vorlagen auf einem zentralen Server vorgehalten. Mitunter bedient sich ein Vertragsmanager dann aber doch einer anderen Vorlage aus seinem Postfach, weil sie dort einfacher zugänglich ist und vielleicht einige Teile schon richtig ausgefüllt sind. Das macht es schwierig, zu gewährleisten, dass immer nur die aktuellste Vorlage verwendet wird. Als zentrales Dokumentenmanagementsystem verspricht Alfresco hier Abhilfe. Mit Alfresco Workdesk verfügt das System über eine intelligente Lösung, um Verträge ganzheitlich abbilden zu können. Indem es den berechtigten Personen jederzeit in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung unkompliziert die jeweils aktuellsten Vorlagen zugänglich macht.
Alle Dokumenten in einer zentralen Vertragsakte
Darüber hinaus unterstützt Alfresco Sie aber auch dabei, die vielen einzelnen Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Vertragserstellung zu planen und zu überwachen. Das zentrale Dokumentenmanagement gewährleistet, dass alle Beteiligten stets die aktuellste Version erhalten und nicht parallel zueinander unterschiedliche Versionen per Mail austauschen und am Ende die falsche Variante verwendet wird. Mit Alfresco können Mitarbeiter beispielsweise direkt aus ihrem E-Mail-Programm heraus die Kommunikation in der zugehörigen Vertragsakte abspeichern. Damit haben alle Beteiligten stets an einem zentralen Ort die Übersicht über die unterschiedlichen Versionsstände.
Papierdokumente integrieren
Ein weiterer Mehrwert: bestehende Vertragsdokumente lassen sich zu einem Vorgang/einem Kunden/einer Sparte/einem Mitarbeiter in einer Vertragsakte zusammenfassen. So sind sie an einer Stelle immer zugänglich. Auch schriftlich verfasste oder per Post eingegangene Dokumente können automatisch erfasst und in den Posteingangskorb des Vertragsmanagers zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden. Die Voraussetzung: im Unternehmen ist ein Inputmanagement installiert, wie ich es in meinem vorangegangen Blogbeitrag beschrieben habe.
Alfresco macht Dokumente mobil verfügbar
In unserem Beispiel füllt der Vertragsmanager also die Vorlage aus und speichert sie in der Vertragsakte ab. Anschließend benachrichtigt er die Rechtsabteilung. Diese sieht in ihrem Workdesk die neue Aufgabe, das zugehörige Dokument und bis wann die Aufgabe erledigt werden muss. Durch eine rollenspezifische Sicht auf den Vertrag hat der zuständige Mitarbeiter einen optimalen Überblick über die relevanten Vorgänge. Änderungen und Ergänzungen werden dann direkt dem richtigen Dokument zugeordnet, können vom Vertragsmanager bearbeitet werden und wiederum über den Workdesk in der richtigen Version an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Gibt dieser sein OK, kann der Vertrag an den Kunden raus. Ist der Vorgesetzte gerade nicht im Büro, kann er dank Alfresco auch von unterwegs mit seinem Smartphone, Tablet oder jedem beliebigen internetfähigem Rechner auf die Dokumente zugreifen.
Rechtzeitig eskalieren
Dieser Ablauf lässt sich durch die Verwendung von einfach zu konfigurierenden Businesstemplates für Alfresco standardisieren. Dabei können Fristen und Fälligkeiten eingestellt werden, die die verantwortlichen Personen daran erinnern, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Es können auch Trigger eingebaut werden, die den Projektverantwortlichen dazu veranlassen, rechtzeitig zu eskalieren, etwa wenn eine Aufgabe über einen bestimmten Zeitraum nicht erledigt wird. Der Status von Verträgen und einzelnen Dokumenten kann er dabei jederzeit über ein Reporting prüfen.
Alfresco verhindert Fehler und Verzögerungen
Für einen Vertrag lässt sich das alles auch ohne Alfresco gut bewerkstelligen. Werden aber gleichzeitig verschiedene Verträge bearbeitet, laufen die Beteiligten schnell Gefahr, die verschiedenen Bearbeitungsstände der unterschiedlichen Verträge aus dem Blick zu verlieren, Versionen zu verwechseln oder Deadlines zu verpassen. Ein integriertes Dokumentenmanagement mit Alfresco hilft dabei, die anfallenden Arbeitsschritte dokumentenzentriert und aufgabengesteuert abzubilden und so Fehler und Verzögerungen zu vermeiden. Jetzt und in Zukunft.
Wenn Sie sich mehr für Vertragsmanagement mit Alfresco interessieren, dann schauen Sie doch mal hier vorbei oder rufen mich einfach an.
