Viele Dinge tut man, ohne groß darüber nachzudenken. Vor kurzem traf ich einen ehemaligen Kollegen, der mich fragte, wieso wir für unsere Kundenprojekte im Bereich Enterprise Content Management Alfresco einsetzen. Zuerst wollte ich ihm mit den üblichen Vertriebsargumenten und Features antworten. Nach einer kurzen Denkpause entschied ich mich dann jedoch, anders zu antworten: Für uns ist die innovative Herangehensweise an das Thema Enterprise Content Management der Hauptgrund dafür, dass wir Alfresco einsetzen.
Was meine ich mit „innovative Herangehensweise“? Die Antwort ist einfach: Alfresco setzt an der Schnittstelle von Content, Prozessen und Apps an, und das seit Jahren. Was sich Anfang 2016 recht banal anhört, war vor mehreren Jahren nicht selbstverständlich – und ist es heute in den Bereichen Enterprise Content Management und Business Process Management immer noch nicht!
Wer nichts mit den Themen Dokumentenmanagement und Digitale Geschäftsprozesse zu tun hat, wird Alfresco unter Umständen nicht kennen. Dabei hat die Firma eine riesige Bandbreite bekannter Marken und Unternehmen als Kunden, die tagtäglich ihre Geschäftsprozesse mit Unterstützung der Alfresco-Plattform abwickeln.
Wer entscheidet sich für Alfresco?
Wählt ein Unternehmen ein ECM-System aus, fällt die Entscheidung meistens auf einen Anbieter aus den folgenden beiden Gruppen:
- Traditionelle Hersteller, denen es schwerfällt, neue technologische Ansätze (Cloud, Hybrid, mobile Unterstützung, Multimedia etc.) aufzunehmen.
- Nischenanbieter, deren Anwendung auf einen speziellen Bereich im Unternehmen beschränkt ist und die keinen Plattformcharakter besitzen, sodass sich Content- und Prozesssilos im Unternehmen bilden.
CIOs und IT-Leiter sehen sich deshalb bei ECM-Projekten immer vor die folgenden Herausforderungen gestellt:
- Das ECM-System ist nicht mit anderen Systemen integrierbar und produziert Content-Silos und frustrierte Anwender, die verzweifelt nach ihren Dokumenten suchen.
- Die Art der Bereitstellung des ECM-Systems ist wenig flexibel und seine Anpassbarkeit ist stark eingeschränkt (On-Premise, Cloud, Closed Source).
- Das ECM-System macht nicht alles, was es können soll, weshalb weitere Tools benötigt werden.
- Das ECM-System eignet sich nur für bestimmte Anwendungsfälle, sodass weitere Silos entstehen.
- Die Anwender kommen mit dem neuen System nicht zurecht und boykottieren es – peinlich für den IT-Leiter, teuer für das Unternehmen.
Eine Plattform für Workflows, Content und Apps
In den letzten zehn Jahren hat Alfresco daran gearbeitet, eine breit aufgestellte Plattform zu entwickeln, die Kernprozesse im Unternehmen unterstützt und von klassischem Dokumentenmanagement und Teamarbeit bis hin zu Case- und Records-Management reicht. Darüber deckt sie Themen ab wie die Verwaltung komplexer Metadatenstrukturen, integrierte Prozesse, feingranulare Berechtigungskonzepte, umfangreiche Suchfunktionen und Administrationsmöglichkeiten auf Enterprise-Niveau – und das in einer Umgebung, die für das Web und mobile Endgeräte gleichermaßen optimiert ist. Als Beratungs- und Implementierungsdienstleister setzen wir Alfresco ein, weil unsere Kunden genau diese Funktionen wollen. Dabei geht es aber nicht nur um das Was, sondern auch um das Wie: Alfresco bietet eine moderne, modulare, offene, entwickler- und cloud-freundliche Umgebung, die auf Geschwindigkeit und Skalierbarkeit optimiert ist und auch Themen wie Deployment, Flexibilität und Kosteneffizienz berücksichtigt.
Ausgezeichnet von Forrester und Gartner
Dass wir mit unserer Technologieauswahl richtig liegen, bestätigen uns immer wieder Experten und Analysten. Der letzte Forrester-Bericht The Forrester Wave: ECM Business Content Services Q3 2015 bezeichnet Alfresco als „Leader in ECM Business Content Services“. Und Gartners Magic Quadrant for Enterprise Content Management zeichnet Alfresco schon seit mehreren Jahren als „Visionär“ aus.
Diese Auszeichnungen klingen toll – aber was bringen sie unseren Kunden? Oder: warum Alfresco einsetzen? Alfresco ist eine interessante Option für all diejenigen, die nach Alternativen zu Lösungen suchen, die zwar etabliert, aber weder flexibel noch modern sind, oder die jungen Produkten misstrauen, die nicht im gesamten Unternehmen eingesetzt werden können. Mit Alfresco sind CIOs und IT-Leiter nicht länger an die traditionellen Hersteller gebunden, die von hohen Betriebskosten leben und den Innovationsbereich schon lange verlassen haben. Alfresco gibt unseren Kunden die Möglichkeit unterschiedlichste Szenarien und Use Cases auf Basis einer Plattform abzudecken, ohne auf die Must-haves einer ECM-Lösung verzichten zu müssen. In vielen ECM-Projekten habe ich Informationssilos gesehen, bei denen die Unternehmensinformationen in voneinander getrennten und isolierten Systemen stecken. Mit Alfresco können wir unseren Kunden ein System anbieten, das sich als unternehmensweite Plattform installieren lässt, ein einziges Content Repository schafft und den Anwendern die Wahl lässt beim Zugriff auf ihre Daten: übers Web oder mobil.
Innovationstreiber
Es gibt aber noch einen Grund, warum wir Alfresco einsetzen. Alfresco ist ein bedeutender Innovationstreiber in der Branche. An allen Funktionen, die ein modernes ECM heute aufweisen muss, hat Alfresco schon vor Jahren gearbeitet. Andere Hersteller nicht. Der prozessgetriebene Ansatz ist nur ein Zeichen dafür: Alfresco hat Enterprise Content Management nie nur von der Content-Seite her betrachtet, sondern konsequent auch von der Prozessseite. Unternehmen heute sind informations- und prozessgetrieben. Indem wir Alfresco einsetzen, bieten wir unseren Kunden seit Jahren die beste Lösung, die sie für ihre Content- und Prozessprobleme haben.
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