Workflow-Engines als strategischer Motor auf der Journey von Digitalisierung zu Automatisierung

Digitalisierung und Automatisierung sind keine Einzelprojekte, sondern eine kontinuierliche Reise mit klaren Meilensteinen. Organisationen bewegen sich von der ersten Digitalisierung von Informationen über die Standardisierung und Orchestrierung bis hin zu durchgängiger, intelligenter Automatisierung. Workflow-Engines spielen auf dieser Journey eine zentrale Rolle – sie schaffen Transparenz, steuern Prozesse, orchestrieren Systeme und ermöglichen den gezielten Einsatz neuer Technologien wie KI.

Strategische Relevanz und Markthintergrund

Automatisierung ist längst kein Nischenthema mehr, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmens- und Verwaltungsstrategien. Marktanalysen zeigen, dass Investitionen in Prozessautomatisierung weltweit stark wachsen – sowohl in klassischen Geschäftsprozessen als auch in KI-gestützten Szenarien.

Laut Forrester geben 95 % der Automatisierungsentscheider an, dass Automatisierung eine „wichtige oder kritische Rolle“ in der Unternehmensstrategie spielt.
Der globale Markt für Prozessautomatisierung wird für 2025 auf rund USD 8,5 Mrd geschätzt und soll bis 2033 auf ca. USD 17,2 Mrd wachsen – mit einem CAGR von etwa 9,2 %.
Im Bereich Intelligente Prozessautomatisierung (inkl. KI) lag der Marktwert 2024 bei USD 15,2 Mrd mit einem prognostizierten jährlichen Wachstum von 14,3 % bis 2034.

Wenn es sich also längst nicht mehr um ein Randthema handelt, stellt sich die entscheidende Frage: Wie lässt sich Automatisierung erfolgreich umsetzen? Die Antwort liegt in einem klaren Vorgehensmodell – einer Journey mit definierten Etappen, die sich mit Workflow-Engines zuverlässig gestalten lassen.

Von Digitalisierung zur Automatisierung: eine Journey in Etappen

Der Weg zu durchgängiger Automatisierung lässt sich nicht auf einmal beschreiten. Er ist eine Reise, die Organisationen Schritt für Schritt gehen – von den ersten Digitalisierungsschritten bis hin zur Dunkelverarbeitung. Workflow-Engines sind das Bindeglied, das diese Etappen verbindet und steuerbar macht.

Digitalisierung von Informationen – Erst durch digitale Erfassung und Aufbereitung werden Informationen maschinell nutzbar.
Standardisierung von Prozessen –BPMN 2.0 Modelle ergänzen fachliche Prozessdokumentationen und schaffen Transparenz, machen Prozesse vergleichbar und stellen eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereichen und IT her.
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – Automatisch gesteuerte Fristenkontrolle, Eskalationslogik oder Dokumentenerstellung entlasten Mitarbeitende deutlich.
Orchestrierung komplexer Abläufe – Workflow-Engines verknüpfen Systeme, Datenquellen und Schnittstellen – Automatisierung wird so ganzheitlich steuerbar statt fragmentiert.
Gezielter Einsatz von KI – KI kann schrittweise und kontrolliert integriert werden – etwa zur Dokumentklassifikation oder Vorentscheidung. Ob zur Dunkelverarbeitung, oder als Grundlage für Ermessensentscheidungen der Mitarbeitenden. KI-gestützte Prozessautomatisierung kann so bedarfsgerecht ausgerollt werden.

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Orchestrierung als strategisches Fundament

Gerade in komplexen IT-Landschaften reicht es nicht aus, nur einzelne Prozesse zu automatisieren. Unterschiedliche Herausforderungen erfordern unterschiedliche Tools. Workflow-Engines sind dabei nicht der „heilige Gral“, aber sie sind prädestiniert, den Gesamtprozess abzubilden.

Wieso? Der Grund dafür liegt in den Wurzeln des Business Process Management: Prozesse werden nicht punktuell, sondern ganzheitlich betrachtet – von der ersten Aktivität bis zum finalen Ergebnis. Durch die Modellierung in BPMN 2.0 entsteht eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT, die Transparenz schafft und Silos aufbricht. Und technisch? Technisch ermöglicht es die orchestrierende Funktion von Workflow-Engines Speziallösungen dort einzubinden, wo sie den größten Mehrwert liefern. Kurz gesagt:

Sie bilden den roten Faden über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg.
Sie sorgen dafür, dass Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge ausgeführt und mit klaren Verantwortlichkeiten versehen werden.
Sie erlauben die Überwachung von Durchlaufzeiten, Fristen und Eskalationen.
Sie schaffen die Grundlage für Compliance, Nachvollziehbarkeit und kontinuierliche Optimierung.

Damit wird deutlich: Workflow-Engines auf Basis von BPMN sind das zentrale Bindeglied, um komplexe Abläufe transparent zu gestalten und sicherzustellen, dass Automatisierung nicht fragmentiert, sondern als strukturierter Gesamtprozess umgesetzt wird.

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Open Source als Erfolgsfaktor

Neben der Architektur ist auch die technologische Basis entscheidend. Open-Source-Ansätze leisten hier einen wesentlichen Beitrag, da sie Unabhängigkeit von einzelnen Herstellern schaffen und Innovation durch offene Communities fördern. Gerade bei Workflow-Engines bedeutet dies: volle Kontrolle über Daten, flexible Anpassbarkeit und langfristige Zukunftssicherheit.

Digitale Souveränität statt Lock-in – entscheidend für Verwaltungen und regulierte Branchen.
Flexibilität über offene Standards erleichtert Systemintegration.
Skalierbarkeit von Pilotprojekten bis hin zu Rollouts.
Innovation durch Community – besonders relevant für den Einsatz von KI.

Stolpersteine und Erfolgsfaktoren

So klar die Vorteile sind, so groß sind die Herausforderungen. Automatisierungsprojekte scheitern oft nicht an der Technologie, sondern an falschen Erwartungen oder mangelnder Prozessanalyse. Wenn es mit der Technologie daneben geht, dann unserer Erfahrung nach meist deshalb, weil bildlich gesprochen der Überblick im Dschungel der Technologien verloren wurde (Unser Lesetipp). Getreu dem Motto: „Wenn man einen Hammer hat, wirken alle Probleme wie Nägel.“

Entscheidend ist daher, Anwendungsfall und Technologie sorgfältig aufeinander abzustimmen. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit gehören zu den Technologien, die klassischerweise für Hyperautomation genutzt werden:

Workflow-Engines zur Steuerung und Abbildung des Gesamtprozesses,
Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung manueller Interaktionen mit Legacy-Systemen,
Decision Automation für die Umsetzung komplexer Regelwerke,
KI-Agenten für die intelligente Verarbeitung unstrukturierter Informationen.

Durch die Kombination dieser Technologien und Produktlandschaften entsteht ein ganzheitliches Automatisierungsökosystem – oder technisch gesprochen: eine Process Automation Architektur bzw. ein Stack. In diesem Stack übernimmt die Workflow-Engine die Rolle der Klammer, die alle Automatisierungsbausteine integriert und in einem konsistenten End-to-End-Prozess zusammenführt.

Häufige Fehler bei der digitalen Prozessoptimierung – und wie man sie vermeidet

Zu den „Klassikern“ gehören:

Unklare Zielsetzung und fehlende Priorisierung
Isolierte Einzelinitiativen ohne übergreifende Governance
Unzureichende Datenbasis
„Technologie sucht Use Case“ statt umgekehrt
Fehlende Einbindung der Fachbereiche und Stakeholder

Unser Rat aus zahlreichen Projekten zur Prozessautomatisierung: Klein anfangen, skalierbar denken, Business & IT eng verzahnen und von Anfang an KPIs zur Erfolgsmessung definieren.

Praxisbeispiel: Automatisierte Kreditauszahlung bei der CreditPlus Bank

Wie die Theorie in der Praxis wirkt, zeigt das Beispiel der CreditPlus Bank. Dort stand die Kreditauszahlung im Fokus – ein hochregulierter Prozess mit zahlreichen Prüfungen, Freigaben und Schnittstellen. Traditionell waren hier viele manuelle Schritte notwendig, was zu Verzögerungen und Fehleranfälligkeit führte. Durch den Einsatz einer Workflow-Engine konnte der gesamte Prozess digitalisiert und automatisiert werden:

Standardisierte Workflows sichern die korrekte Abfolge aller Prüfschritte.
• Automatisierte Eskalationslogik stellt sicher, dass Freigaben zeitnah erfolgen und Vorgänge nicht liegen bleiben.
Integration bestehender Systeme sorgt dafür, dass Daten automatisch geprüft und verarbeitet werden, ohne dass Mitarbeitende doppelt arbeiten müssen.
Transparente Prozesssteuerung ermöglicht es, Bearbeitungsstände jederzeit einzusehen und Durchlaufzeiten gezielt zu optimieren.

Das Ergebnis: schnellere Auszahlung, höhere Prozesssicherheit und deutliche Entlastung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig konnte die Bank regulatorische Anforderungen besser erfüllen und die Kundenzufriedenheit steigern.

Success Story

Vom Antrag zur Auszahlung in Rekordzeit – so digital ist Banking heute

Durch die Zusammenarbeit mit it-novum hat die CreditPlus Bank AG ihren Kreditauszahlungsprozess radikal modernisiert. Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung, Entscheidungsautomatisierung und nahtloser Prozessintegration gelang eine Effizienzsteigerung um 100 % – bei 50 % kürzerer Bearbeitungszeit. Das Ergebnis: taggleiche Kreditauszahlung, höhere Kundenzufriedenheit und drei Spitzenplätze beim AUTOHAUS BankenMonitor. Eine Benchmark für digitale Exzellenz im Bankensektor.