Die digitale Erfassung von geschäftsrelevanten Daten, kurzum das Input Management, bildet heutzutage die Grundlage für eine effiziente Dokumentenverwaltung. Warum das so ist, möchte ich in diesem Blogartikel zeigen.
Wie ist es heute um das Input Management bestellt? Meiner Erfahrung nach wird in der Theorie viel zu häufig davon ausgegangen, dass heute schon alle geschäftsrelevanten Daten digitalisiert vorliegen und mit den Strukturinformationen angereichert sind, die zur Weiterverarbeitung notwendig sind. Wenn wir uns jedoch im Arbeitsalltag umschauen, stellen wir sehr schnell fest, dass dem nicht so ist. In der Praxis werden zwar häufig nachgelagerte Geschäftsanwendungen (z.B. Enterprise Content Management- oder Enterprise Resource Planning-Systeme) betrachtet und optimiert – der eigentliche Erfassungsprozess und die Posteingangsbearbeitung werden dabei aber oft vernachlässigt.
Input Management ist immer noch Handarbeit
Am Beispiel Rechnungseingang lässt sich das gut verdeutlichen: Während einige Rechnungen auf dem Postweg eingehen, werden andere per E-Mail gesendet oder mittels EDI (Electronic Data Interchange) übertragen. Sehr ähnlich verhält es sich bei Geschäftsbriefen, Formularen oder anderen eingehenden Dokumenten. Im Zuge der Posteingangsbearbeitung werden sie meist durch einen Mitarbeiter im Backoffice aufwendig zusammengetragen und gegebenenfalls mit Scanverfahren nachträglich digitalisiert. Anschließend muss der Mitarbeiter das Dokument mit prozessrelevanten Informationen anreichern (z.B. mit einer Rechnungsnummer oder Angaben zum Adressaten) und erst dann kann es an den jeweiligen Prozess übergeben werden. Das bedeutet, dass erst ab diesem Zeitpunkt das Dokument dem Unternehmen zur Verfügung steht und die in nachgelagerten Geschäftsanwendungen modellierten Geschäftsprozesse greifen.
Teurer Flaschenhals
Der hohe Datenerfassungsaufwand und die Fehleranfälligkeit bleiben also ein mitunter teurer Flaschenhals – trotz der Optimierungen, die in den nachgelagerten Geschäftsanwendungen durchgeführt wurden. Mitarbeiter müssen von Dokument zu Dokument unterscheiden, wie es zu verarbeiten ist und welche Daten für den dazugehörigen Prozess notwendig sind. Rechnungskopfdaten müssen z.B. von Hand übertragen werden. Je nachdem, wie viel Zeit das Backoffice für die Rechnungsverarbeitung benötigt, können Skontovorteile unter Umständen nicht genutzt werden.
Input Management hilft exakt an dieser Stelle. Anstatt Dokumente manuell zu klassifizieren, kann der Mitarbeiter einfach einen Stapel an eingehenden Dokumenten an das Input Management-System (z.B. Ephesoft) übergeben. Das erkennt nicht nur die Dokumentenart (z.B. Rechnung, Geschäftsbrief oder Kreditantrag), sondern es extrahiert auch automatisiert die für den nachgelagerten Prozess relevanten Daten (z.B. Lieferantennummer, Versichertennummer oder Geschäftsanschrift). Nachdem die Software ein Dokument z.B. als Rechnung erkannt hat, werden die Rechnungskopfdaten automatisiert ausgelesen. Dann wird das Dokument samt angereicherter Metainformationen vom Input Management-System zur Bearbeitung an das ERP weitergereicht. Der Mitarbeiter kann sich wieder auf wichtige Aufgaben konzentrieren und greift nur noch dann ein, wenn ein definierter Schwellwert bei der Erkennungsrate unterschritten wird. Eingehende Dokumente stehen somit schnell und zuverlässig zur Verfügung.
Was meinen Sie? Haben Sie Ihren Posteingang bereits automatisiert?
