Angesichts des digitalen Wandels gewinnen flexible Open Source-Systemlandschaften für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung. Aufbauend auf dem dritten Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen in diesem vierten und letzten Teil, wie sich das Dokumentenmanagementsystem Alfresco mit der SAP Integration Suite von it-novum an SAP anbinden lässt.
Die Suite ermöglicht es SAP und Alfresco miteinander zu kommunizieren, große Datenmengen auszutauschen und die SAP-GUI des Endanwenders anzusprechen. it-novum`s SAP-Schnittstelle besteht aus drei Komponenten, die unabhängig voneinander betrieben werden können. Während der ITN Content Server Dokumente aus SAP in Alfresco ablegt und diese aus SAP abrufbar macht, übernimmt der ITN Connector den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Durch die ITN Desktop Integration profitiert auch der SAP-Anwender von der Automatisierung seiner Prozesse.
ITN Content Server
Der ITN Content Server ist ein Framework zur Umsetzung der SAP ArchiveLink-Funktionen. Er überführt Dokumente aus SAP in die Dokumentenverwaltung, sodass sie fortan von hier aus an den SAP-Benutzer ausgeliefert werden. Hierfür verwendet der Content Server u.a. die standardisierte Schnittstelle CMIS, mit der unterschiedliche Repositories auf die gleiche Art und Weise angesprochen werden können. Wie so etwas aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne am Beispiel von Alfresco One.
Technisch betrachtet sendet SAP über die SAP Archive Link-Schnittstelle Datensätze an den ITN Content Server. Der ITN Content Server kann sich auf dem Alfresco Server oder auf einem anderen Applikationsserver befinden. Über Webservices verbindet er sich mit dem Alfresco Repository und legt dort die von SAP generierten Dokumente ab. Bei korrektem Ablauf wird eine positive Statusmeldung an SAP gesendet. Der ITN Content Server übergibt zusätzlich zum Beleg noch eine ArchivID und eine DokumentenID, über die sich der Beleg in SAP eindeutig zuordnen lässt.
ITN Connector
Der ITN Connector ermöglicht es, beliebige Metainformationen wie z.B. Rechnungsdaten aus SAP auszulesen und zurückzuschreiben. Über eine bidirektionale Verbindung können auch Funktionsbausteine, z.B. für eine Lieferantensuche, angesprochen und die Ergebnisse anschließend verarbeitet werden. Dabei wird nicht nur die durch den SAP Java Connector (JCo) bereitgestellte Funktionalität weitergereicht: durch die datenbankgestützte Konfiguration des ITN Connector lassen sich vorkonfigurierte Dokumentenprofile (z.B. für Eingangsrechnungen mit oder ohne Bestellbezug) verwenden und ausgeklügelte Abfragelogiken wie Verknüpfungen, Bedingungen oder erste Ergebnisvalidierungen implementieren. Vorteil: deutliche Zeit- und Kostenersparnisse.
ITN Desktop Integration
Wir haben bereits im ersten Teil darauf hingewiesen, dass es gleichermaßen wichtig ist, neben der technischen Integration auch den Anwender einzubeziehen und dadurch den Nutzen der Lösung greifbar zu machen. Die ITN Desktop Integration ermöglicht es, relevante Daten an die SAP GUI des Fachbenutzers zu übermitteln und auszulesen. Der Anwender kann Transaktionen öffnen, Felder ausfüllen – und profitiert von einem besseren Workflow.
ITN SAP Integration Suite ermöglicht integratives Dokumentenmanagement
Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Suite leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Zum Beispiel können die Module direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden. Sie können jedoch auch einzeln auf einem eigenen Server oder aber auf dem SAP-Server laufen. Ein weiterer Vorteil: Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector weitgehend von SAP entkoppelt. Bei vergleichbaren Produkten müssen viele Funktionalitäten durch umständliche Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung erst geschaffen werden. Dagegen aktiviert die ITN SAP Integration Suite die notwendigen Funktionalitäten durch die Konfiguration des Connectors automatisch. Dadurch können zum einen SAP-Dokumente automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen – die in Alfresco hinterlegten Metadaten sorgen dafür, dass alle Belege und Dokumente über die Suchfunktion schnell und umfassend abrufbar sind.
ITN SAP Integration Suite: alle Vorteile auf einen Blick
- Durch eine Integration Ihres SAP ERP unter Verwendung der ITN SAP Integration Suite minimieren Sie Durchlaufzeiten und verbessern Ihre Servicequalität, indem Sie Informationen direkt verfügbar machen und bessere Reaktionszeiten erreichen.
- Sie erhöhen auch Ihre Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, indem diese sich wieder ihren Kernaufgaben widmen können.
- Ihre Daten stellen Sie zeit-, ort- und systemunabhängig zur Verfügung – ohne Ihr SAP-System nach außen freischalten zu müssen.
- Sie integrieren jede beliebige Applikation über die vielen Schnittstellen der ITN SAP Integration Suite.
- Sie profitieren von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der ITN SAP Integration Suite – durch unsere Expertise als erfahrener SAP Extended Business Partner und Integrationsspezialisten unterstützt it-novum Sie mit erstklassigem Support.
Unsere integrative Lösung ermöglicht eine nahtlose und ganzheitliche Kommunikation zwischen SAP und Alfresco. Dank einer bidirektional kommunizierenden Schnittstelle schließt sich der Graben zwischen dem SAP ERP und Ihrem Dokumentenmanagement-System. Um dokumentenbezogene Prozesse flexibel zu gestalten, enthält die Schnittstelle eine konfigurierbare Logik. Mit ihrer Hilfe lassen sich Prozesse verändern und anpassen, und kritische Geschäftsprozesse wie z.B. die Rechnungseingangsverarbeitung, revisionssichere Archivierung oder Lieferantenakten inklusive Kundenextranet schnell und effizient umsetzen.
