Digitale Prozesse sind das Rückgrat moderner Organisationen. Doch wie stellt man sicher, dass alle Beteiligten – von der Fachabteilung bis zur IT – das gleiche Verständnis davon haben, wie ein Prozess funktioniert und automatisiert werden kann? Genau hier setzt BPMN 2.0 an. Die grafische Notation schafft eine standardisierte Grundlage, um Abläufe klar und nachvollziehbar zu modellieren – verständlich für alle Beteiligten.
Was ist BPMN?
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Es handelt sich um eine standardisierte grafische Notation zur Beschreibung von Geschäftsprozessen. Entwickelt von der Object Management Group (OMG), ermöglicht BPMN 2.0 die Darstellung von Prozessen in Form von Diagrammen – strukturiert, einheitlich und maschinenlesbar.
Die Grundidee: Prozesse werden als Flussdiagramme visualisiert. Dabei kommen standardisierte Elemente zum Einsatz:
- Ereignisse (Events): markieren den Beginn, das Ende oder Zwischenzustände eines Prozesses.
- Aktivitäten (Activities): beschreiben konkrete Aufgaben oder Teilprozesse.
- Gateways: steuern Entscheidungen oder Parallelverzweigungen
- Sequenzflüsse: verbinden die Elemente zu einem logischen Ablauf.
Der Vorteil von BPMN liegt in der Verständlichkeit: Fachabteilungen können Prozesse entwerfen oder prüfen, während die IT die Modelle als Grundlage für die technische Umsetzung nutzt. Dadurch werden Kommunikationsaufwände reduziert und Missverständnisse vermieden.
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Wofür BPMN?
BPMN ist weit mehr als ein Visualisierungswerkzeug. Es bildet die Grundlage für eine präzise, durchgängige und letztlich auch automatisierbare Prozessbeschreibung. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Prozessaufnahme über die Dokumentation bis hin zur Ausführung in Workflow-Systemen.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Prozessanalyse und –optimierung: Schwachstellen und Medienbrüche werden frühzeitig sichtbar.
- Digitalisierung manueller Abläufe: Prozesse lassen sich durchgehend digital abbilden und automatisieren.
- Compliance-gerechte Dokumentation: z. B. für interne Audits, Zertifizierungen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Modellbasierte Workflow-Entwicklung: Die BPMN-Modelle können direkt in Workflow-Engines eingebunden werden.
Besonders in regulierten Bereichen – etwa in der öffentlichen Verwaltung, im Bankwesen oder im Gesundheitswesen – schafft BPMN die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
BPMN-Modellierung in der Praxis
Die Modellierung mit BPMN folgt einem klar strukturierten Vorgehen:
- Prozessaufnahme: In Workshops mit Fachexperten wird der Ist-Prozess erhoben und analysiert.
- Fachliche Modellierung: Auf dieser Ebene geht es um Verständlichkeit – Prozesse werden so modelliert, dass auch Nicht-Techniker sie nachvollziehen können.
- Technische Verfeinerung: Für die spätere Ausführung werden Service Tasks, technische Parameter und Schnittstellen ergänzt.
- Simulation und Validierung: Das Modell wird geprüft – auf logische Korrektheit und auf Optimierungspotenziale.
- Integration in Systeme: Die BPMN-Modelle können in Workflow-Plattformen importiert und direkt ausgeführt werden.
Bei der Auswahl der Tools setzen viele Organisationen auf etablierte Open-Source-Engines, die flexibel anpassbar und gut integrierbar sind. Zu den bekanntesten zählen:
- Activiti / Alfresco Process Services: bewährte Lösung, flexible einsetzbar, besonders stark in Einsatzszenarien mit Dokumentenbezug
- Camunda: weit verbreitet, deutsches Unternehmen mit starker Community
- Flowable: modularer Ansatz, basierend auf Activiti
Ein sauber modellierter BPMN-Prozess schafft die Basis für automatisierte, skalierbare und wartbare Abläufe – unabhängig davon, welche Plattform im Hintergrund läuft.
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Fazit: BPMN als Enabler der digitalen Prozesslandschaft
BPMN 2.0 ist mehr als nur ein Diagrammstandard – es ist ein Schlüssel für nachvollziehbare, automatisierbare und zukunftsfähige Prozesse. Wer Digitalisierung ernst meint, braucht ein gemeinsames Verständnis von Abläufen – und genau das schafft BPMN.
Ob als Brücke zwischen Fachlichkeit und Technik oder als Grundlage für moderne Workflow-Plattformen: BPMN bringt Struktur, Klarheit und Konsistenz in Ihre Prozesslandschaft.
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