In unserem Webinar am 29. April 2025 haben Brian Kurbjuhn und Dr. Lukas Ladenberger sehr praxisnah gezeigt, wie man aus BPMN-Modellen funktionierende, automatisierte Workflows erstellt. Dabei ging es nicht nur um die Theorie, sondern vor allem um echte Projekterfahrungen, typische Stolperfallen und ganz konkrete Tipps zur Umsetzung.
BPMN als gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT
Ein Ziel von BPMN ist es, eine gemeinsame Sprache zu schaffen: Damit Fachbereiche und IT nicht aneinander vorbeireden, sondern gemeinsam Prozesse gestalten und weiterentwickeln können.
Wie Brian Kurbjuhn betonte:
"BPMN ist kein Selbstzweck. Ein gut lesbares Modell ist der erste Schritt in Richtung Automatisierung."
Modellierung: Was sich bewährt hat
Dr. Lukas Ladenberger hat anhand eines echten Use Cases aus dem Kreditumfeld gezeigt, worauf es bei der Modellierung ankommt:
- Von links nach rechts modellieren und Kreuzungen vermeiden.
- Sprechende Namen verwenden: Was passiert? Was wird geprüft? Was wird entschieden
- Gateways als Fragen formulieren, Pfade als Antworten
- Fachlich bleiben: Vermeidung von technischen Begriffen wie „Prozessvariable“ oder „Serviceaufruf“ verwenden.
- Modular denken: Wiederkehrende Abläufe (z. B. Vier-Augen-Prinzip) als eigene Subprozesse abbilden.
Workflow-Engine: Steuern statt speichern
Ein wichtiger Punkt: Eine Workflow-Engine ist nicht dafür da, fachliche Daten zu speichern. Diese gehören in externe Systeme (z. B. Datenbanken oder ein DMS). Die Engine soll Abläufe steuern – nicht als Datenspeicher dienen!
Warum das sinnvoll ist:
- Bessere Performance und weniger Last auf der Engine
- Einfache Auswertungen und Berichte durch zentrale Datenhaltung
- Höhere Skalierbarkeit bei parallelen Prozessen
- Weniger Wartungsaufwand, wenn sich Anforderungen ändern
So wird aus dem Modell ein digitaler Workflow
Im zweiten Teil des Webinars ging es um die technischen Möglichkeiten, ein BPMN-Modell in die Ausführung zu bringen. Hier ein Überblick über die Optionen:
- Gluing Code für einfache Logik direkt im Prozess
- Service-Aufrufe über REST oder SOAP, synchron oder asynchron
- Konnektoren für Low-Code-Integration von Standardanwendungen
- Job-Worker-Architekturen für hohe Lasten und lose gekoppelte Systeme
Alle Ansätze haben ihre Berechtigung – entscheidend ist, sie passend zum eigenen Use Case und Systemumfeld einzusetzen.
Fazit: Struktur macht den Unterschied
Was wir mitgenommen haben:
- Ein sauberes Modell ist die Grundlage für jeden automatisierten Prozess
- Fachliche Daten gehören nicht in die Engine, sondern in dafür vorgesehene Systeme
- Gut strukturierte Workflows lassen sich leichter warten, skalieren und weiterentwickeln
Das Interesse und die vielen Fragen aus dem Webinar haben gezeigt: Das Thema ist hochrelevant und aktuell. Wir freuen uns auf den weiteren Austausch!
Kostenloses Video-Tutorial "BPMN Training 2: Umsetzung"
Hier können Sie tiefer einsteigen. In diesem Online-Tutorial geht es u. a. um Modellierungsrichtlinien, Mustererkennung und Integration. Alles mit vielen weiteren Best Practise Ansätzen und Hinweisen auf das Vermeiden von Fallstricken.
