Business Open Source und KI: Ihr Weg zum intelligenten Digitalen Arbeitsplatz
Die Digitalisierung ist längst im Gange, aber viele Unternehmen kämpfen weiterhin mit fragmentierten Informationen und ineffizienten Prozessen. Es geht heute nicht mehr um einfaches Dokumentenmanagement, sondern um die nahtlose Integration von Inhalten in Geschäftsprozesse. Das Ganze, um zukunftssichere und flexible digitale Arbeitsplätze zu schaffen.
Die Herausforderung: Inseln und 80% unstrukturierte Daten
Die größte Hürde in der digitalen Arbeitswelt ist die Verteilung von Informationen in unterschiedlichen Systemen. Diese Zersplitterung führt zu Zeitverlusten und Vertrauensproblemen, da Mitarbeiter mehr Zeit mit Suchen als mit tatsächlicher Arbeit verbringen.
Ein zentrales Problem liegt in der Art der Unternehmensdaten: 80% der Informationen, die für fundierte Entscheidungen und die tägliche Arbeit benötigt werden, liegen in unstrukturierten Daten (z. B. Dokumente, E-Mails) vor. Im Gegensatz dazu kümmern sich die meisten gut entwickelten Systeme (wie ERP oder CRM) um die verbleibenden 20% der strukturierten Daten. Ziel ist es, diese unerschlossenen 80% durch präzise Suche und automatisierte Auswertung in Prozessschritte einzubinden.
Business Open Source als Fundament für Integration
Um der Komplexität verteilter Systemlandschaften entgegenzuwirken, setzen wir als Systemintegrator auf Business Open Source. Dieser Ansatz bedeutet zwar, dass die Software Geld kostet und Subskriptionen für Support und Wartung benötigt werden. Aber die entscheidenden Vorteile sind: die Sicherheit durch einen etablierten Anbieter, offene Schnittstellenund eine breite Verfügbarkeit von Fachpersonal und Partnern für die Weiterentwicklung.
Der Schlüssel zur Vermeidung neuer isolierter Architekturen liegt nicht darin, einen einzigen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, sondern darin, die Integration über die Prozessebene zu steuern. Informationen aus verschiedenen Datenpools (DM, CRM, ERP) werden verdichtet und den Mitarbeitern entsprechend ihrer Rolle und ihres aktuellen Kontexts bereitgestellt. Beispielsweise wird die Vorgangsmappe aus der analogen Welt in einen digitalen Prozess überführt, der in der Fachanwendung startet, die Daten aber nur dort ablegt, wo sie hingehören.
Als Plattformen für Enterprise Information Management (EIM) im Business Open Source Umfeld werden unter anderem Alfresco und Nuxeo genutzt. Während Alfresco besonders stark im Bereich Records Management und Compliance-Themen ist, zeichnet sich Nuxeo durch höhere Flexibilität beim Aufbau von Metadatenmodellen und einen Low-Code-Ansatz für die Applikationsentwicklung aus.
Inhalte kuratieren und Automatisierung mit KI vorantreiben
Der Fokus der Kunden liegt zunehmend auf der Automatisierung von Workflows. Um dies zu ermöglichen, muss das ECM-System als Kurationsebene fungieren. Die Inhalte müssen vom Erfassen bis zur Archivierung durchgehend gemanagt werden, um zu verhindern, dass irrelevante oder veraltete Inhalte in nachgelagerte Prozesse oder KI-Anwendungen gelangen.
Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) sollte als Unterstützung fungieren und niemals menschliche Entscheidungen ersetzen. Ein erfolgreicher Einstieg in die KI-Nutzung findet oft auf der Eingangsseite statt, beispielsweise bei Scanlösungen. Hier wird KI eingesetzt, um Metadaten aus komplexen, unstrukturierten Dokumenten (wie Einkommensnachweisen) zu extrahieren, wo klassische Scanlösungen an ihre Grenzen stoßen. Dieser Bereich eignet sich ideal für die ersten KI-Schritte, da Ergebnisse sichtbar und über klare KPIs bewertbar sind, was Vertrauen in die Technologie schafft. Neben dem gewonnenen Vertrauen kommt es aber auch zu klar nachweisbaren Kosteneinsparungen. Ein klarer ROI-Faktor.
Die KI-Funktionalität kann über eine Content Intelligence Cloud (wie Highland CS) als Schicht über bereits kuratierten Inhalten aus bestehenden ECM-Systemen eingebunden werden. Dies ermöglicht die Identifizierung relevanter Daten für spezifische Anwendungsfälle und die Auslösung automatisierter Workflows.
Strategische Umsetzung: Iterativ und fokussiert
Um erfolgreich zu sein und Insellösungen zu vermeiden, wird ein iteratives Vorgehen empfohlen, anstatt einer Big-Bang-Lösung.
Zentrale Elemente der Strategie sind:
- Governance und Nachvollziehbarkeit: Diese sind unerlässlich, insbesondere im Kontext von KI, um Verantwortlichkeiten festzulegen.
- Iterative Schritte: Zunächst wird identifiziert, wo der nächste sinnvolle Schritt in Digitalisierung oder Automatisierung liegt.
- Vorgeschaltete Workshops (Iteration Zero): Vor großen Investitionen sollten bezahlte, fokussierte Workshops stattfinden, um Handlungsempfehlungen zu erarbeiten, die Plattformmöglichkeiten auf konkrete Use Cases abzubilden und eine fundierte Kaufentscheidung zu ermöglichen.
- MVP-Fokus: Es sollten schnell erste Mehrwerte (z. B. eine 80%-Lösung) erzielt werden, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen und Geld zu sparen.
Fazit
Inhalte sind der Rohstoff, und durch Prozesse wird dieser Rohstoff für das Unternehmen wertvoll. ECM bildet die notwendige Basis für die Verwaltung unstrukturierter Daten. Die Kombination aus Business Open Source, wie Alfresco und Nuxeo, und intelligenten Technologien wie Highland CS ermöglicht es Unternehmen, ihre digitalen Arbeitsplätze zu modernisieren. Der Einsatz von Open Source garantiert dabei die notwendige Souveränität.
Zukünftige Trends, wie Wissensgrafen (Knowledge Graphs), föderierte Content-Landschaften und AI-gestützte Workflows, zeigen, dass die Reise hin zu einem noch intelligenteren und vernetzten Digital Workplace weitergeht. Durch ein iteratives und strategisches Vorgehen können Unternehmen diese Entwicklungen nutzen, um ihren Mitarbeitern ein effizienteres und fundiertes Arbeiten zu ermöglichen.
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