Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, ihre Prozesse schneller, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Dies gilt insbesondere für Fachverfahren, die flexibel dort eingesetzt werden, wo keine spezialisierten Lösungen bestehen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern an durchgängige Online-Services weiter an.
Doch wo liegen konkrete Ansatzpunkte für mehr Effizienz und Souveränität? Ein Schlüssel liegt in Open-Source-Lösungen und der Kombination aus Workflow-Engines und Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Diese fünf Gründe zeigen, warum Open Source in der Verwaltungsdigitalisierung unverzichtbar ist.
I. Digitale Souveränität und Unabhängigkeit
Proprietäre Lösungen binden Verwaltungen oft langfristig an einen spezifischen Hersteller. Dagegen gewährt Open Source den Zugang zum Quellcode und macht Sie unabhängiger von Lizenzgebühren oder Produktpolitik einzelner Anbieter. So bleiben Behörden in der Lage, Anpassungen und Weiterentwicklungen eigenständig oder zusammen mit IT-Dienstleistern durchzuführen. Dies stärkt die digitale Souveränität, weil wichtige technologische Entscheidungen und Datenhoheiten selbst in der Hand der Verwaltung liegen.
II. Transparenz und Sicherheit
Gerade im behördlichen Umfeld spielen Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Offener Quellcode kann von allen Beteiligten eingesehen und überprüft werden, wodurch sich Sicherheitslücken schneller erkennen und schließen lassen. Mit dem Prinzip „Public Money, Public Code“ stellen Sie zudem sicher, dass öffentlich finanzierte Software für alle nutzbar bleibt und kontinuierlich verbessert werden kann. Das schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz Ihrer digitalen Lösungen.
III. Effiziente Prozessautomatisierung mit Workflows und DMS
Workflow-Engines (z. B. Camunda, Flowable, Activiti) sind ideal, um standardisierte Abläufe wie Genehmigungen oder Antragsbearbeitungen effizient zu steuern. Gemeinsam mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS, z.B. Alfresco, Nuxeo) automatisieren Sie dokumentenlastige Prozesse durchgängig:
- Dokumente werden digital erfasst, kategorisiert und revisionssicher archiviert.
- Workflows sorgen für die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit bei der zuständigen Fachabteilung.
- Medienbrüche entfallen, wodurch Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten sinken.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo das Onlinezugangsgesetz (OZG) immer mehr digitale Prozesse vorschreibt, ist die reibungslose Integration von Workflows und DMS für die Durchgängigkeit unerlässlich.
IV. Kosteneffizienz und Wiederverwendung
Open-Source-Lösungen sind in der Regel lizenzkostenfrei, wobei es neben kostenlosen Community Editions oftmals auch Enterprise Editions mit professionellem Support durch den Hersteller gibt. Das Budget fließt somit primär in Anpassung und Integration anstelle von teuren Lizenzen. Zudem lassen sich generische Fachverfahren mit offenen Standards leichter auf verschiedene Einsatzgebiete übertragen. Dadurch reduzieren Sie den Aufwand für künftige Digitalisierungsprojekte und maximieren den Mehrwert Ihrer einmal getätigten Investitionen.
V. Zukunftssicherheit durch Community und offene Standards
Open-Source-Software wird in lebendigen Communitys weiterentwickelt. Neue Funktionen, Updates und Sicherheits-Patches stehen regelmäßig zur Verfügung. Zudem basieren viele Lösungen auf offenen Standards wie BPMN, DMN oder CMIS. Dies erleichtert sowohl die Integration in bestehende Systemlandschaften als auch den Austausch von Dokumenten und Prozessen zwischen verschiedenen Plattformen. Verwaltungseinrichtungen bleiben damit jederzeit flexibel und können schneller auf gesetzliche Änderungen oder technologische Trends reagieren.
Praxisblick: Schneller zur Genehmigung mit digitalisierten Antragsverfahren
Ein Beispiel ist das Förderantragsverfahren:
- Online-Einreichung: Statt Papierformularen werden alle Unterlagen digital eingereicht.
- Automatische Prüfung: Die Workflow-Engine leitet den Antrag an die richtige Fachabteilung, das DMS archiviert Dokumente revisionssicher.
- Parallele Bearbeitung: Sachbearbeitende können zusammenarbeiten, Kommentare hinzufügen und Daten prüfen.
- Elektronische Bescheidung: Abschließende Genehmigungen werden digital signiert und an die Antragstellenden übermittelt.
So verkürzt sich die Bearbeitungszeit um bis zu 30 %, was eine Studie des BMI zur Prozessoptimierung in Fördermittelprozessen (2021) bestätigt.
Fazit
Ob digitale Antragsbearbeitung, Förderanträge oder andere dokumentenintensive Verwaltungsprozesse: Durch den Einsatz von Open-Source-Workflow-Engines und Dokumentenmanagement-Systemen schaffen Sie effiziente und zukunftssichere Fachverfahren. Sie profitieren nicht nur von Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen, sondern erhalten zugleich die digitale Souveränität, die eine moderne öffentliche Hand benötigt. Damit legen Sie den Grundstein für eine Verwaltung, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen zeitgemäße und medienbruchfreie Services anbietet – ganz im Sinne des OZG und einer nachhaltigen, bürgernahen Digitalisierung.
