Welche Engine passt zu Ihrem Anwendungsfall: Activiti, Camunda, Flowable
Viele Teams stehen vor der Situation: „Wir brauchen eine Workflow Engine – aber wir sind uns nicht sicher, wofür wir sie langfristig einsetzen wollen.“ Feature-Listen helfen hier selten weiter. Denn die eigentliche Entscheidung ist keine Produktfrage, sondern eine Frage des konkreten Anwendungsfalls.
In 45 Minuten zeigen Ihnen unsere Experten für Prozessautomatisierung, wie Sie Open Source Workflow Engines von Activiti (Alfresco Process Services), Camunda und Flowable systematisch einordnen. Bezogen auf das, was Sie heute umsetzen wollen und darauf, wie sich Ihr Nutzungsszenario morgen verändern kann.
Unser Webinar gibt Ihnen ein klares Entscheidungsmodell an die Hand – kompakt, praxisnah und direkt anwendbar.
Organisationen wählen häufig Workflow Engines nach dem folgenden Procedere aus:
- Anforderungen werden über Funktionen formuliert, nicht über den tatsächlichen Einsatz
- Tools werden verglichen, aber ihre Rolle im Gesamtsystem bleibt unklar
- Eine Engine wird für alles genutzt – User Tasks, Backend-Logik, Event Handling
Im Ergebnis muss die Engine-Auswahl später mühsam korrigiert werden. Das muss nicht sein! Unsere Projekterfahrung zeigt, dass Fehlentscheidungen selten wegen fehlender Funktionen entstehen. Vielmehr ist nicht klar definiert, wofür eine Workflow Engine konkret eingesetzt werden soll, oder das Nutzungsszenario verändert sich im Laufe der Zeit.
Sie stehen vor einer Workflow Engine-Auswahl, planen eine Migration oder Neuausrichtung? Im Webinar erhalten Sie eine nützliche Entscheidungshilfe.
Agenda - Das nehmen Sie in 45 Minuten mit
Warum Workflow Engine nicht gleich Workflow Engine ist
Kurzüberblick: typische Fehlannahmen in Projekten
Die drei entscheidenden Einsatzmuster
Human-Centric Workflows, System-Orchestrierung, Eventgetriebene Prozesse
Use Cases richtig einordnen
Wie Sie Ihren Anwendungsfall schnell und eindeutig klassifizieren
Teure Fehlentscheidungen vermeiden
Zentrale Anti-Patterns aus realen Projekten
Activiti (APS), Camunda und Flowable
Die 3 Technologien im Vergleich. Wo welche Engine sinnvoll ist – und wo bewusst nicht
Schnell zur tragfähigen Entscheidung
Ein pragmatischer Entscheidungsrahmen statt Tool-Marathon
Für wen eignet sich das Webinar?
- IT-Architekten
- Lead Developer & Softwarearchitekten
- Projekt- und Produktverantwortliche
- Prozess- und Digitalisierungsverantwortliche
- Entscheidungsträger aus Verwaltung, Banken und regulierten Branchen
Unsere Referenten
Brian Kurbjuhn
Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Geschäftsbereich „Enterprise Information Management“ bei it-novum. Mit 15 Jahren Erfahrung im Umfeld Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung ist er ein ausgewiesener Experte für die Einführung maßgeschneiderter Enterprise-Lösungen. Gemeinsam mit seinem Team hat er zahlreiche erfolgreiche Implementierungen im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung durchgeführt.
Dr. Lukas Ladenberger
Process Automation Solution Engineer
Dr. Lukas Ladenberger ist Process Automation Solution Engineer bei it-novum und verfügt über mehr als acht Jahre Erfahrung in der Prozessautomatisierung sowie im Einsatz BPMN-basierter Technologien. Er begleitet Kunden bei der Konzeption und Umsetzung effizienter Prozesslösungen und unterstützt sie dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren. Dabei verbindet er tiefgehendes technisches Fachwissen mit praxisnaher, lösungsorientierter Beratung und vermittelt dieses Wissen in Trainings und Workshops verständlich und nachhaltig.
Event Impressionen
FAQ zum Webinar (Häufig gestellte Fragen)
Kurzantwort: Nein, in der Regel nicht.
Eine Workflow-Engine und ein Dokumentenmanagementsystem erfüllen unterschiedliche Aufgaben:
- Workflow-Engine: steuert Prozesse (z. B. Aufgaben, Freigaben, Status, Regeln und Automatisierung).
- DMS: verwaltet Dokumente (z. B. Ablage, Versionierung, Metadaten, Suche, Archivierung und Compliance).
Viele Workflow-Engines können Dokumente in Prozessen verwenden (z. B. hochladen, anzeigen oder weiterreichen), enthalten aber kein vollwertiges DMS. Typischerweise wird daher eine Workflow-Engine mit einem DMS integriert, das als zentrales Dokumenten-Repository dient. Umgekehrt gilt das auch: DMS bringen oft Workflow- Funktionalitäten mit, die meist jedoch keine vollwertige Workflow-Engine ersetzen. Eine Sonderrolle nimmt Alfresco Process Services ein: es handelt sich einerseits um eine vollwertige Workflow-Engine, gleichzeitig umfasst die Software out-of-the-box herstellerspezifische BPMN-Elemente zur Interaktion mit dem Open Source DMS Alfresco Content Services. Dadurch lassen sich Dokumente direkt aus Prozessen heraus ablegen, abrufen oder weiterverarbeiten, während Alfresco Content Services die eigentliche Dokumentenverwaltung übernimmt.
Fazit: Workflow-Engines können mit Dokumenten arbeiten, ersetzen aber normalerweise kein vollständiges Dokumentenmanagementsystem, sondern integrieren sich mit einem solchen.
Ein zusätzliches DMS wird benötigt, wenn neben der Prozesssteuerung auch eine umfassende Dokumentenverwaltung erforderlich ist.
- Typische Anforderungen sind zum Beispiel:
- Revisionssichere Archivierung
- Versionierung und Historie von Dokumenten
- Metadatenverwaltung und leistungsfähige Suche
- Records Management und Compliance-Anforderungen
- Strukturierte Ablage unabhängig von einzelnen Prozessen
Eine Workflow-Engine kann Dokumente zwar im Prozesskontext verwenden, ist aber in der Regel nicht für die langfristige Verwaltung und Governance von Dokumenten ausgelegt. Daher wird häufig eine Kombination aus Workflow-Engine und DMS eingesetzt: Die Workflow-Engine steuert die Prozesse, während das DMS die Dokumente dauerhaft verwaltet. Dabei wird empfohlen, in Prozessen mit Referenzen (z. B. auf Kunden- oder Dokumentendaten) zu arbeiten, statt die gesamten Dokumentendaten als Prozessvariablen in der Engine zu speichern.
Unter den vorgestellten Workflow Engines sind inbesondere Camunda und Alfresco Process Services stark im Zusammenspiel mit SAP-Systemen.
- Camunda: Camunda 8 setzt stärker auf API-basierte Integration und Event-Driven Architecture, was gut zu modernen S/4HANA- und Cloud-Integrationsszenarien passt (z. B. über REST-APIs oder Middleware wie SAP Integration Suite). Camunda 7 kann ebenfalls mit SAP integriert werden, typischerweise über REST- oder Java-APIs, bringt aber weniger spezifische Integrationsartefakte oder Referenzarchitekturen für SAP mit.
- Alfresco Process Services: Alfresco Process Services kann genauso wie Flowable ebenfalls mit SAP integriert werden: handelt es sich um dokumentenzentrierte Prozesse, ist die Kombination mit Alfresco Content Services spannend – diese bringt bspw. eine SAP-zertifizierte Belegschnittstelle mit (SAP ArchiveLink, CMIS).
Fazit: Für Prozesse, die stark mit SAP-Systemen (z. B. S/4HANA) interagieren, wird in der Praxis häufig Camunda als Orchestrierungsschicht über der SAP-Landschaft eingesetzt. Handelt es sich um dokumentenzentrierte Prozesse, kann Alfresco Process Services in Verbindung mit Alfresco Content Services punkten, da eine SAP-zertifizierte Belegschnittstelle genutzt werden kann (SAP ArchiveLink, CMIS).
Weitere technische Fragen, z. B. zur Einordnung von BPA-Plattformen oder zu Cloud-Native- Strategien, werden im Nachgang des Webinars aufgegriffen. Typischerweise erfolgt das über:
- Direkten Austausch im Nachgang (z. B. Follow-up-Termin)
- Vertiefende Fachgespräche oder Workshops, in denen konkrete Architektur- oder Strategiefragen diskutiert werden
- Bereitstellung weiterführender Materialien oder Referenzarchitekturen
Ziel ist es, solche Themen im passenden technischen Detailgrad und bezogen auf die jeweilige Ausgangssituation der Teilnehmer zu besprechen.
Weitere Veranstaltungen werden fortlaufend auf unserer Terminseite veröffentlicht. Spannende Insights finden Sie im Content Hub.
Über it-novum
it-novum, eine Tochtergesellschaft der Allgeier SE, ist eine führende Beratung für Business Open Source. Wir verwandeln Dokumente in Insights und Abläufe in effiziente Prozesse – mit Workflow-Automation und modernem Dokumentenmanagement für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft in der öffentlichen Verwaltung, im Finanzwesen und in der Industrie.