Wie strukturierte Daten den Digital Workplace KI-fähig machen
Viele Unternehmen fragen sich heute: Warum profitieren wir trotz umfangreicher Digitalisierung nicht wirklich von unseren Daten?
Systeme sind eingeführt, Prozesse digital – und trotzdem findet keiner etwas.
Das ist kein technisches, sondern ein strukturelles Problem. Die Herausforderung liegt nicht im Mangel an Tools, sondern im Umgang mit Inhalten.
Das unsichtbare Datenmeer
Studien von Gartner, IDC und Rubrik zeigen: Rund 80 % aller unternehmensrelevanten Informationen liegen unstrukturiert vor – in E-Mails, Dokumenten, Reports, Chatverläufen oder Dateianhängen. Gerade dort steckt das wertvollste Wissen eines Unternehmens: Entscheidungen, Kundeninformationen, Risiken und Chancen.
Viele IT-Verantwortliche suchen daher Antworten auf Fragen wie:
- Wie kann ich unstrukturierte Daten für KI nutzbar machen?
- Wie finde ich Informationen über alle Systeme hinweg?
Die Hürde ist immer dieselbe: fehlende Struktur.
Systeme sind voneinander isoliert, Inhalte redundant oder schwer auffindbar, Metadaten unvollständig. Mitarbeitende verbringen Stunden mit Suchen, statt Informationen aktiv zu nutzen. So entsteht eine gefährliche Schieflage: große Datenmengen – aber wenig steuerungsrelevante Erkenntnisse.
Warum klassisches Dokumentenmanagement nicht mehr genügt
Viele Unternehmen setzen Digitalisierung noch mit dem Scannen von Papier oder der Einführung eines DMS gleich. Doch wer heute PDFs wie früher Papierakten ablegt, hat zwar Speicher gespart – aber nichts gewonnen. Erst wenn Inhalte vernetzt, kontextualisiert und verstehbar werden, entsteht echter Mehrwert.
Wie die AIIM (Association for Intelligent Information Management) in ihrem Industry Watch Report 2024 schreibt:
„Intelligentes Informationsmanagement bedeutet, Menschen, Prozesse und Informationen miteinander zu verbinden – nicht nur festzulegen, wo Inhalte gespeichert werden.“
(Quelle: AIIM, Industry Watch Report 2024 – Intelligent Information Management, www.aiim.org/resources)
Der Weg zur intelligenten Informationsplattform
Unternehmen brauchen zwei Dinge, um unstrukturierte Daten in Wert zu verwandeln:
Eine Plattform, die Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenführt, strukturiert und verwaltbar macht – etwa ein modernes Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder eine Content-Services-Plattform. Eine Intelligenzschicht, die Informationen versteht, anreichert und in Prozesse integriert – durch semantische Suche, automatische Klassifikation oder kontextbasierte Workflows. Erst wenn Struktur und Kontext zusammenspielen, entsteht ein echter Digital Workplace – ein Arbeitsplatz, an dem Informationen nicht nur gespeichert, sondern aktiv genutzt werden.
Systemintegration als Schlüsselrolle
Hier beginnt die Arbeit von Systemintegratoren. Technologien allein schaffen keine Ordnung – es braucht jemanden, der versteht, wie Prozesse, Systeme und Inhalte zusammenspielen, um echten Mehrwert zu erzeugen.
Oft stellen Kunden uns die Frage:
„Wer übernimmt eigentlich die Verantwortung für die Informationsarchitektur – IT, Fachbereiche oder externe Berater?“
Unsere Antwort: gemeinsam.
Ein gutes Systemdesign beginnt nicht im Tool, sondern in der Diskussion über Prozesse.
Als Integrator verstehen wir uns daher weniger als Implementierer, sondern als Übersetzer zwischen Fachbereichen und Technologie.
In der Praxis kombinieren wir bewährte Systeme wie Alfresco oder Nuxeo mit modernen, KI-gestützten Services – etwa aus der Hyland Content Intelligence Cloud. Entscheidend ist nicht das Produkt, sondern die Architektur: offen, modular, erweiterbar und integrationsfähig.
Vom Projekt zur lernenden Organisation
Viele Unternehmen googeln nach Best Practices für Digital Workplace Projekte – doch die Wahrheit ist: Jedes Projekt muss lernen.
Ein intelligenter Arbeitsplatz entsteht schrittweise, nicht durch ein Big-Bang-Rollout.
Nach dem Go-live beginnt die eigentliche Arbeit: Anwenderfeedback, Datenpflege und kontinuierliche Anpassung.
So wächst ein System vom Projekt zur lernenden Organisation. Unsere Projekterfahrung zeigt: Organisationen, die ihre Informationsflüsse frühzeitig strukturiert haben, profitieren später deutlich stärker von neuen Technologien.
Wir sehen bei vielen unserer Kunden, die wir zum Teil bereits über mehrere Jahre betreuen dürfen, dass Unternehmen, die beispielsweise Antragsstrecken oder Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert haben, heute sehr viel einfacher KI-Systeme integrieren können – etwa zur automatischen Klassifikation oder Entscheidungsunterstützung.
Diese Organisationen können sich nun darauf konzentrieren, KI-Integrationen stets unter Berücksichtigung der zentralen Themen sinnvolle Unterstützung der Mitarbeitenden und Erklärbarkeit der durch KI generierten oder verdichteten Informationen umzusetzen.
Wir begleiten Kunden dabei, Inhalte zu kuratieren, Klassifikationen zu optimieren, Datenqualität zu sichern und passgenaue KI Integrationen zu definieren.
Dabei entstehen immer wieder echte Aha-Momente:
- Wenn Fachbereiche ihre Verträge, E-Mails und Reports über eine gut funktionierende Suche finden.
- Wenn Posteingänge automatisch vorsortiert werden.
- Wenn Compliance-Risiken sichtbar werden, bevor sie eskalieren.
Das ist kein Zukunftsszenario – das ist die Realität gut geplanter Projekte, bei denen Struktur, Governance und Kontextverständnis stimmen.
Offene Systeme als Zukunftsschutz
In einer Welt rasanter technologischer Veränderungen ist Offenheit der wohl wichtigste Erfolgsfaktor. Geschlossene Systeme werden schnell zu Kostenfallen – etwa, wenn einfache Erweiterungen plötzlich Spezialentwicklungen erfordern.
Offene Plattformen, standardisierte Schnittstellen und API-First-Konzepte ermöglichen es, neue Technologien wie KI-Dienste, Automatisierungslösungen oder externe Datenquellen flexibel einzubinden. Das ist kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für Zukunftsfähigkeit und Innovationsgeschwindigkeit.
Fazit: Intelligenz entsteht aus Struktur
Viele Organisationen investieren heute in KI, um Dokumente, E-Mails oder Tickets automatisch zu verstehen. Doch ohne kuratierte, strukturierte Inhalte bleibt der Nutzen begrenzt – „Garbage in, garbage out“ gilt auch hier.
Die wahre Intelligenz entsteht nicht in der KI-Schicht, sondern in der Verbindung von:
sauber kuratiertem Content, klarer Informationsarchitektur und technischer Integration.
Diese Verbindung herzustellen – strategisch, technisch und organisatorisch – ist die Kernkompetenz eines Systemintegrators.
Ihr nächster Schritt: Struktur schaffen, bevor Sie KI einsetzen
Wer seine Informationslandschaft KI-fähig machen möchte, sollte nicht bei der KI anfangen, sondern bei der Struktur der Daten.
Wir unterstützen Unternehmen dabei, den Weg vom klassischen Dokumentenmanagement zum intelligenten, vernetzten Arbeitsplatz zu gestalten – offen, sicher und zukunftsfähig.
Wenn Sie mehr über das Thema erfahren möchten, besuchen Sie unser Webinar am 27. November 2025 um 10:00 Uhr. Ausgerichtet von BARC.
Bernhard Werner
Senior Consultant & Business Development Manager bei it-novum
Bernhard Werner begleitet Unternehmen bei der strategischen und technischen Umsetzung moderner Informationsarchitekturen.
Als Systemintegrator und Berater liegt sein Fokus auf der Verbindung von Technologie, Prozessen und Organisation – mit dem Ziel, digitale Arbeitsplätze zu schaffen, die Wissen wirklich nutzbar machen.
Mit mehr als 25 Jahren Projekterfahrung in den Bereichen Enterprise Content Management, Informationsmanagement und Systemintegration verbindet er fundiertes Fachwissen mit einem klaren Blick für Praxis und Anwendernutzen.
Dieser Artikel wurde von Bernhard Werner verfasst. Die Inhalte basieren auf eigener Beratungserfahrung und Projekterkenntnissen.
Zur sprachlichen Optimierung und besseren Lesbarkeit wurde unterstützend KI-basierte Technologie eingesetzt – ganz im Sinne eines intelligenten Arbeitsplatzes.