Fachspezifische digitale Aktenverwaltung

Modulare Aktenlösungen, die Dokumente, Daten und Workflows intelligent vereinen.

Fachakte neu gedacht: Alle Informationen an einem Ort

In vielen Organisationen sind Informationen zu einem Vorgang über verschiedene Systeme, Laufwerke oder E-Mails verteilt. Das erschwert Transparenz, Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit. Mit einer digitalen Aktenverwaltung werden alle relevanten Dokumente, Daten und Metainformationen zu einem Vorgang in einer zentralen digitalen Fachakte gebündelt – strukturiert, sicher und jederzeit zugänglich.

Wir realisieren fachspezifische Aktenlösungen auf Basis offener, modularer Technologien, die sich exakt an Ihre Prozesse und Fachlogiken anpassen lassen. Statt starrer Standardlösungen entstehen so passgenau konfigurierte Aktenstrukturen, die Ihre bestehenden Systeme integrieren und Ihre Abläufe digital unterstützen – ob Bauakte, Personalakte oder Projektakte.

Durch die Verbindung von Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Open-Source-Technologien schaffen wir Lösungen, die Ihre Informationsflüsse vereinheitlichen, Entscheidungen beschleunigen und Prozesse steuerbar machen.

Das Ergebnis:

Zentrale und einheitliche Informationsbasis

Fachlogik- und rollenbasierte Aktenstruktur

Integration in Fachverfahren und BPMN-Workflows

Revisionssichere Ablage und Nachvollziehbarkeit

Flexibel erweiterbar und zukunftssicher durch offene Architektur

Use Cases für eine fachspezifische, digitale Aktenverwaltung und Verteilung

Bau- oder Vorgangsakte in der Verwaltung

Alle Dokumente, Anträge, Pläne und Stellungnahmen werden zentral zusammengeführt. Automatische Zuordnung, Fristenüberwachung und Genehmigungsworkflows sorgen für durchgängige Abläufe.

Personalakte

Digitale Verwaltung von Bewerbungen, Verträgen und Mitarbeiterdokumenten mit klar geregelten Zugriffsrechten und revisionssicherer Ablage – vollständig DSGVO-konform.

Projekt- oder Förderakte

Strukturierte Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Projekten, Förderanträgen und Berichtspflichten. Automatische Statusverfolgung und Dokumentenverknüpfung schaffen Transparenz.

Vertragsakte

Verträge, Anhänge und Korrespondenz werden zentral verwaltet, versioniert und mit Fristen oder Zuständigkeiten verknüpft – für sichere Abläufe und schnelle Freigaben.

Bürger- oder Kundenakte

Alle relevanten Dokumente, E-Mails und Anträge werden in einer zentralen digitalen Akte zusammengeführt – für eine 360°-Sicht auf jeden Vorgang.

Governance & Compliance

Jede Akte folgt definierten Aufbewahrungs-, Lösch- und Zugriffsregeln. So bleiben alle Informationen nachvollziehbar und rechtssicher archiviert.

Unser Angebot

Wir konzipieren und realisieren digitale Aktenlösungen, die sich an Ihren fachlichen Anforderungen orientieren – von der Analyse bis zur produktiven Einführung. Dabei kombinieren wir bewährte Open-Source-Komponenten mit individuell konfigurierbaren Aktenlogiken, um Fachverfahren effizient und transparent zu gestalten.

Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, Fachverfahren und Datenmodelle

Design von Aktenlogiken, Metadatenmodellen und Berechtigungskonzepten

Integration von Dokumentenmanagement- und Workflow-Systemen

Umsetzung von Genehmigungs-, Prüf- und Freigabeprozessen in BPMN 2.0

Betrieb, Schulung und kontinuierliche Weiterentwicklung

Eine individualisierte Aktenverwaltung von it-novum

Wir verbinden langjährige Projekterfahrung in Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Workflow-Engineering mit der Offenheit von Open Source.

Unsere Lösungen basieren auf erprobten Komponenten und werden so kombiniert, dass sie die fachlichen Anforderungen Ihrer Organisation präzise abbilden.