Open Source und Workflows für die Verwaltung: Generische Fachverfahren im Fokus

Termin

Prozess- und Dokumentenmanagement
integriert denken

Jetzt kostenlos anmelden

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet unaufhaltsam voran. Dabei spielen generische Fachverfahren eine zentrale Rolle, da sie als flexible und wiederverwendbare digitale Lösungen für unterschiedliche Verwaltungsprozesse dienen. Diese Verfahren sind meist nicht für die Öffentlichkeit sichtbar, doch ihr Einfluss auf Effizienz, Transparenz und digitale Souveränität in der Verwaltung ist enorm. Generische Fachverfahren kommen immer dann zum Einsatz, wenn für bestimmte Verwaltungsprozesse kein spezifisches Fachverfahren existiert. Während für Kernverwaltungsprozesse oft dedizierte Lösungen entwickelt wurden, gibt es zahlreiche Anliegen, die keiner spezialisierten Softwarelösung bedürfen. In diesen Fällen bietet das generische Fachverfahren eine standardisierte und dennoch flexible Möglichkeit zur digitalen Bearbeitung. Verwaltungen auf Landes-, Kreis- oder kommunaler Ebene können so auch Prozesse, die nicht explizit durch bestehende Fachverfahren abgedeckt sind, effizient digitalisieren. Generische Fachverfahren können OZG-Verfahren sinnvoll ergänzen, selbst wenn diese prinzipiell bereits verfügbar sind. Besonders im Kontext der durch das OZG geforderten digitalen Verwaltungsleistungen ermöglichen generische Fachverfahren durch Workflows eine einheitliche und ressourcenschonende Bearbeitung vielfältiger Anliegen. So können automatisierte Prozesssteuerung, Dokumentenmanagement und Kommunikationsfunktionen flexibel eingebunden werden, um digitale Services schneller anzupassen und zu erweitern, ohne neue maßgeschneiderte Fachverfahren entwickeln zu müssen.

Herausforderungen und Anforderungen an generische Fachverfahren

Öffentliche Institutionen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen digital abzubilden. Diese Prozesse müssen nicht nur hohen Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit genügen, sondern auch flexibel genug sein, um sich an neue gesetzliche Vorgaben und technologische Entwicklungen anzupassen. Gleichzeitig gilt es, eine Abhängigkeit von einzelnen Anbietern zu vermeiden und die Kontrolle über die eigenen Daten und Systeme zu behalten.

Effizienz durch Open-Source- und Workflow-Technologien

Die Nutzung von Open-Source-Komponenten ermöglicht eine zügige Umsetzung neuer Lösungen und sorgt für eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Anforderungen. Workflow-Engines unterstützen dabei die Modellierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen, wodurch sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehlerquoten reduzieren lassen. Die Implementierung offener Technologien trägt zudem zur digitalen Souveränität der Verwaltung bei und verhindert eine einseitige Bindung an proprietäre Systeme.

Ein wesentlicher Vorteil von Open-Source-Technologien liegt in der erhöhten Sicherheit, die durch eine kontinuierliche, gemeinschaftliche Prüfung des Codes gewährleistet wird. Sicherheitslücken lassen sich auf diese Weise frühzeitig identifizieren und schließen. Gleichzeitig trägt ein transparenter Entwicklungsansatz dazu bei, dass mit öffentlichen Mitteln finanzierte Software auch der Allgemeinheit zugutekommt und langfristig nutzbar bleibt. Das Prinzip „Public Money – Public Code“ stellt sicher, dass die geschaffenen Lösungen offen zugänglich sind und nachhaltig weiterentwickelt werden können.

Praxisbeispiel: Automatisierte Antragsbearbeitung

Ein klassisches Einsatzgebiet generischer Fachverfahren ist die digitale Antragsbearbeitung. Dabei werden Anträge standardisiert erfasst, geprüft und bearbeitet. Durch den Einsatz von BPMN-basierten Workflows lässt sich der Prozess flexibel anpassen, sodass unterschiedliche Fachabteilungen effizient miteinander arbeiten können. Die Bearbeitung erfolgt kollaborativ, indem Sachbearbeiter gleichzeitig auf relevante Dokumente zugreifen und ihre jeweiligen Aufgaben innerhalb des Verfahrens erledigen. Fristen werden automatisch überwacht, sodass gesetzliche Bearbeitungszeiten zuverlässig eingehalten werden können. Darüber hinaus erlaubt die Integration in bestehende E-Government-Plattformen eine durchgängige digitale Verarbeitung, bei der Bescheide automatisiert erstellt und an die Antragsteller übermittelt werden.

Fazit

Generische Fachverfahren spielen eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Durch den Einsatz von Open-Source-Technologien und Workflow-Engines werden Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und die digitale Souveränität der Behörden gestärkt. Dabei stehen Transparenz, Sicherheit und Flexibilität im Mittelpunkt, um nachhaltige und zukunftssichere Lösungen zu schaffen. Offene Systeme ermöglichen es Verwaltungen, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und langfristig unabhängiger von proprietären Anbietern zu agieren. So lassen sich sowohl wirtschaftliche als auch organisatorische Vorteile erzielen, die die digitale Transformation der öffentlichen Hand maßgeblich voranbringen.

Seitenanfang