TDWI Webinar: Von der Use Case-Frage zur kontrollierten Prozessintegration
Autonome Agenten werden derzeit intensiv diskutiert. In der Praxis entscheidet sich jedoch zuerst am Use Case, ob Agenten überhaupt der richtige Ansatz sind. Und genau dort, wo sie sinnvoll sind, stellt sich die nächste entscheidende Frage: Wie lassen sich Agenten so in Prozesse integrieren, dass Autonomie, Steuerbarkeit und Business-Nutzen zusammenpassen?
In unserem Vortrag zeigen wir anhand konkreter Prozessbeispiele, wie sich klassische Automatisierung, KI-gestützte Workflows und agentische Systeme sinnvoll voneinander abgrenzen und gezielt kombinieren lassen. Im Fokus stehen dabei nicht einzelne Tools, sondern ein praxistauglicher Orientierungsrahmen für Unternehmen. Denn sie müssen entscheiden wann klassische Automatisierung ausreicht, wann KI echten Mehrwert schafft und wann Agenten sinnvoll werden.
Agenda
Wann sind Agenten überhaupt sinnvoll – und wann nicht?
Ein klarer Blick auf die Use-Case-Frage
Abgrenzung der Automatisierungsansätze
Klassisch, KI-gestützt, agentisch – anhand konkreter Prozessbeispiele
Autonomiegrade & Leitplanken
Human-in-the-Loop-Design, Freigaben, Eskalationen in der Praxis
Gezielte Auswahl und Kombination
Wie sich unterschiedliche Ansätze sinnvoll in End-to-End-Prozesse integrieren lassen
Typische Stolpersteine
Von fehlender Prozesstransparenz bis mangelnder Governance
Besonderes Augenmerk im Webinar liegt auf der Frage, wie Agenten mit dem passenden Autonomiegrad, sinnvoller menschlicher Einbindung, Freigaben, Eskalationen und pragmatischen Leitplanken in bestehende Abläufe eingebettet werden können – ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.
Unsere Referenten
Brian Kurbjuhn
Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Geschäftsbereich „Enterprise Information Management“ bei it-novum. Mit 15 Jahren Erfahrung im Umfeld Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung ist er ein ausgewiesener Experte für die Einführung maßgeschneiderter Enterprise-Lösungen. Gemeinsam mit seinem Team hat er zahlreiche erfolgreiche Implementierungen im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung durchgeführt.
Stefan Müller
Head of Sales Enterprise Information Management
Stefan Müller ist Head of Sales für den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Er begleitet Kunden, die Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung einführen wollen. Seit mehr als 15 Jahren beschäftigt sich Stefan intensiv mit Data und Analytics. Er teilt sein Wissen regelmäßig in Fachartikeln und Vorträgen und zeigt auf, wie Unternehmen Daten gezielt als strategischen Erfolgsfaktor einsetzen können.
Q&A
KI‑Agenten eignen sich vor allem dort, wo Prozesse unstrukturiert, variantenreich und entscheidungsintensiv sind. Der „Sweet Spot“ für den Einstieg liegt nicht in den Extremen – weder bei zu simplen noch bei komplett chaotischen Ausnahmeprozessen ohne belastbare Datenbasis.
Ein guter Startpunkt ist:
- ein klar abgegrenzter Prozess oder Subprozess
- mit definiertem Ziel
- ausreichendem fachlichem Kontext
- und klaren Leitplanken (Governance)
In der Praxis bewährt es sich, zunächst mit Entscheidungsunterstützung (Agent macht Vorschläge) oder einem Human-in-the-Loop-Design (Mensch prüft) zu starten, bevor die Autonomie schrittweise erhöht wird. So können Erfahrungen gesammelt und Risiken kontrolliert reduziert werden.
Ein genanntes Praxisbeispiel ist ein Fraud‑Detection‑Agent im Bankenumfeld, der Kreditprozesse unterstützt. Der Agent verknüpft dabei Informationen aus:
- Dokumenten
- internen und externen Datenquellen
- bestehenden Regelwerken
und führt diese zu einer automatisierten, nachvollziehbaren Betrugsbewertung zusammen. Besonders wertvoll war, dass der Agent Muster identifiziert hat, die vorher weder technisch noch fachlich explizit modelliert waren und damit sogar zur Neugestaltung des Fachprozesses beigetragen hat.
Entscheidend ist nicht das einzelne Tool, sondern eine flexible Architektur. Da sich Modelle, Plattformen und Kostenstrukturen sehr schnell ändern, empfehlen wir:
- auf Orchestrierung statt Monolithen zu setzen
- Modelle und Agenten austauschbar zu halten
- Prozesslogik vom konkreten KI‑Modell zu entkoppeln
In der Praxis kommen daher häufig:
- Open‑Source‑basierte Orchestrierungsansätze
- Kombinationen aus Workflow‑Automatisierung und Agenten
- modulare Architekturen
zum Einsatz, um Investitionssicherheit und Zukunftsfähigkeit zu gewährleisten.
Das hängt stark vom Anwendungsfall und der Art der KI ab.
- In vielen Szenarien reicht es aus, Agenten über Kontext und Regeln zu steuern – ohne häufiges Retraining.
- In anderen Fällen, insbesondere bei Decision Automation mit komplexen Regelwerken, ist das Retraining auf Basis historischer Entscheidungsdaten sehr wertvoll.
Gerade wenn:
- große Datenmengen entstehen
- Regelwerke sich verändern
- hohe Anforderungen an Konsistenz und Nachvollziehbarkeit bestehen
können historische Durchläufe gezielt genutzt werden, um Entscheidungen weiter zu optimieren und Ausreißer zu erkennen.
Ein zentraler Punkt ist realistisches Erwartungsmanagement. Agenten müssen nicht fehlerfrei sein. Entscheidend ist, dass sie:
- innerhalb klarer Leitplanken agieren
- Eskalationen auslösen können
- transparent und nachvollziehbar entscheiden
In der Praxis zeigt sich zudem: Auch rein menschliche Prozesse sind nicht fehlerfrei. Agenten können hier eine skalierbare, konsistente Unterstützung liefern, wenn sie richtig eingebettet sind.
Über it-novum
it-novum, eine Tochtergesellschaft der Allgeier SE, ist eine führende Beratung für Business Open Source. Wir verwandeln Dokumente in Insights und Abläufe in effiziente Prozesse – mit Workflow-Automation und modernem Dokumentenmanagement für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft in der öffentlichen Verwaltung, im Finanzwesen und in der Industrie.
Über die TDWI "Hot Topics" Reihe
Diese kostenpflichtige „Deep Dive“-Veranstaltung (Ticketpreis: 249 €) richtet sich gezielt an ein ausgewähltes Fachpublikum. Im Unterschied zu offenen Formaten erfolgt die Besetzung der Vorträge ausschließlich über gezielt angefragte Use Case-Referenten. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich praxisnahe und qualitativ hochwertige Beiträge präsentiert werden.
Die Teilnehmerzahl ist bewusst begrenzt und deutlich kleiner als bei den Virtual-Events. Angesprochen werden vor allem Anwender, die sich bereits intensiv mit entsprechenden Projekten beschäftigen oder sich aktuell in der konkreten Planungsphase befinden. Dies ermöglicht einen fokussierten, tiefgehenden Austausch auf Augenhöhe sowie eine hohe inhaltliche Relevanz für alle Beteiligten.