Von der Begriffsklärung zur tragfähigen Automatisierungsentscheidung
Automatisierung ist heute mehr als nur Workflows oder RPA. Neben klassischen Ansätzen kommen KI-Modelle, LLMs und agentische Systeme zum Einsatz. Die Möglichkeiten wachsen – aber auch die Unsicherheit bei der Auswahl des richtigen Ansatzes.
Gleichzeitig werden Begriffe wie klassisch, KI-gestützt und agentisch in der Praxis oft vermischt. Agentische Automatisierung wird nicht selten mit Chatbots oder RAG gleichgesetzt, obwohl es sich konzeptionell um etwas anderes handelt. Und genau hier setzen wir an und liefern ein gemeinsames Begriffsverständnis.
Entscheidungslogik für Fachbereich und IT
Unsere Enterprise Information Management-Experten erklärtten im Webinar, wie Sie Automatisierungs-Use Cases fachlich und technisch sinnvoll einordnen – mit klarer Entscheidungslogik für Fachbereich und IT. Sie erhielten strukturierte Kriterien zur Bewertung Ihrer eigenen Use Cases und bekamen eine nachvollziehbare Entscheidungslogik, mit der sich unterschiedliche Automatisierungsansätze gezielt auswählen konnten und sinnvoll in End-to-End-Prozesse integrieren ließen:
- Wann reicht klassische Automatisierung?
- Wann bringt KI echten Mehrwert?
- Wann sind agentische Ansätze sinnvoll – und wann eher nicht?
- Wann ist eine Kombination der Ansätze der richtige Weg?
Agenda
Herausforderungen in der Praxis der Prozessautomatisierung
Klassisch, KI-gestützt, agentisch – saubere Begriffsabgrenzung
Entscheidungsrahmen zur Bewertung von Automatisierungs-Use-Cases
Kriterien für Auswahl und Kombination der passenden Ansätze
Für wen eignet sich das Webinar?
- Fachbereichsverantwortliche und Process Owner
- IT- und Enterprise-Architekten
- Digitalisierungsteams
- Projektverantwortliche für Automatisierung und KI
Unsere Referenten
Brian Kurbjuhn
Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Geschäftsbereich „Enterprise Information Management“ bei it-novum. Mit 15 Jahren Erfahrung im Umfeld Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung ist er ein ausgewiesener Experte für die Einführung maßgeschneiderter Enterprise-Lösungen. Gemeinsam mit seinem Team hat er zahlreiche erfolgreiche Implementierungen im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung durchgeführt.
Stefan Müller
Head of Sales Enterprise Information Management
Stefan Müller ist Head of Sales für den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Er begleitet Kunden, die Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung einführen wollen. Seit mehr als 15 Jahren beschäftigt sich Stefan intensiv mit Data und Analytics. Er teilt sein Wissen regelmäßig in Fachartikeln und Vorträgen und zeigt auf, wie Unternehmen Daten gezielt als strategischen Erfolgsfaktor einsetzen können.
Event Impressionen
Alles, was Sie zum Webinar wissen sollten (FAQ)
Nein. Das Webinar setzt bewusst auf klare Begriffsabgrenzung und verständliche Einordnung. Technische Tiefe wird dort eingesetzt, wo sie für Entscheidungen relevant ist und nicht als Selbstzweck.
Nein. Der Fokus liegt auf Entscheidungslogik und Bewertungsrahmen, nicht auf Tool-Vergleichen oder Produktdemos.
Ja. In der Praxis sind viele Prozesse hybrid: klassisch orchestriert, mit KI-gestützten Schritten und gegebenenfalls agentischen Komponenten. Genau diese Abwägung und Kombination ist ein zentraler Bestandteil des Webinars.
Klassische Automatisierung ist stark, wenn:
- Prozesse stabil sind
- Regeln eindeutig sind
- Daten strukturiert vorliegen
Sie stößt aber dort an Grenzen, wo:
- unstrukturierte Eingaben (E‑Mails, Dokumente, Freitext)
- Interpretationen
- Sonderfälle und Varianz
ins Spiel kommen. Genau hier entstehen Human‑in‑the‑Loop‑Brüche, die Prozesse verlangsamen und Automatisierung begrenzen.
KI‑gestützte Automatisierung ersetzt nicht den Prozess oder Workflow. Sie unterstützt ihn gezielt, indem KI:
- unstrukturierte Inhalte versteht (Text, Dokumente, Sprache, Bilder)
- Informationen extrahiert
- Entscheidungsgrundlagen liefert
Der Prozess bleibt deterministisch, aber KI macht Schritte automatisierbar, die zuvor manuell waren.
-> KI ist hier Enabler, nicht Orchestrator.
Agentische Ansätze sind geeignet, wenn:
- Entscheidungen stark kontextabhängig sind
- hohe Varianz besteht
- der Entscheidungsweg nicht vollständig vorab beschreibbar ist
- die Antwort oft lautet: „Kommt drauf an“
Agenten arbeiten zielorientiert, bewegen sich autonom innerhalb definierter Leitplanken (Guardrails) und nutzen bereitgestellte Daten & Tools flexibel – ideal für komplexe Subprozesse.
In der Realität sind die erfolgreichsten Architekturen hybrid:
- Klassische Automatisierung für stabile Prozesslogik bzw. die Orchestrierung des Fachprozesses
- KI‑gestützte Bausteine für Inhaltsverständnis & Entscheidungen, sprich unstrukturierte Daten für Automatisierung nutzbar machen
- Agenten für ausgewählte, variantenreiche Subprozesse
-> Entscheidend ist nicht „Agent first“ oder „KI überall“, sondern:
Erfolgreiche KI‑ und Agentenprojekte brauchen klare Governance:
- Prozess vor Technologie
- klar definierte Aufgabenbereiche
- Guardrails & Entscheidungsgrenzen
- Human‑in‑the‑Loop für kritische Fälle
- messbare KPIs (Durchlaufzeit, Qualität, Kundenzufriedenheit)
- klein starten, skalierbar denken
-> Autonomie ohne Governance ist kein Fortschritt, sondern Risiko.
Über it-novum
it-novum, eine Tochtergesellschaft der Allgeier SE, ist eine führende Beratung für Business Open Source. Wir verwandeln Dokumente in Insights und Abläufe in effiziente Prozesse – mit Workflow-Automation und modernem Dokumentenmanagement für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft in der öffentlichen Verwaltung, im Finanzwesen und in der Industrie.