Individualisierte Posteingangsverarbeitung & digitale Verteilung

Eingehende Dokumente sind der Startpunkt vieler Geschäftsprozesse – vom Antrag über den Vertrag bis zur Rechnung.

Intelligenten Posteingangsverarbeitung

Der klassische Posteingang kostet Zeit, ist fehleranfällig und oft ein Engpass in der digitalen Prozesskette. Mit einer intelligenten Posteingangsverarbeitung werden alle Eingangskanäle – ob Papier, E-Mail oder Upload-Portal – zusammengeführt, digitalisiert und automatisch verteilt.

Durch Künstliche Intelligenz (KI), regelbasierte Klassifikation und automatische Workflow-Zuordnung lassen sich Posteingänge in Echtzeit erfassen, zuordnen und den richtigen Prozessen oder Fachakten zuweisen. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss – schnell, transparent und nachvollziehbar.

Das Ergebnis:

Zentraler digitaler Posteingang statt verteilter Ablagen

Automatische Verteilung an Personen, Teams oder Fachverfahren

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Revisionssichere Dokumentenablage und Nachvollziehbarkeit

Weniger manuelle Tätigkeiten, schnellere Abläufe

Use Cases für Posteingangsverarbeitung & digitale Verteilung

Zentraler Digital Mailroom

Alle Eingangskanäle – Scan-Post, E-Mails, Uploads und Formulare – laufen in einer zentralen Plattform zusammen. Dokumente werden erkannt, digitalisiert und in definierte Workflows überführt.

Antragsmanagement in der Verwaltung

Bauanträge, Bürgeranliegen oder Förderanträge werden automatisch identifiziert, validiert und in das zuständige Fachverfahren übergeben. Das reduziert Medienbrüche und beschleunigt die Bearbeitung.

Eingangsrechnungen und Vertragsunterlagen

Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, Daten extrahiert und direkt in ERP- oder DMS-Systeme überführt. So entstehen transparente Freigabeprozesse mit klarer Nachvollziehbarkeit.

Personal- und Bewerbungsprozesse

Bewerbungen oder Personalunterlagen werden zentral erfasst, kategorisiert und der passenden digitalen Personalakte zugeordnet – schnell, DSGVO-konform und revisionssicher.

Kunden- und Lieferkommunikation

E-Mails, Briefe oder Formularsendungen werden automatisch den richtigen Kundenakten oder Projekten zugeordnet. So entsteht ein vollständiges digitales Kommunikationsarchiv.

Compliance & Governance

Eingangsdokumente werden regelbasiert verarbeitet, archiviert und mit Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinien versehen. Das schafft Rechtssicherheit und Transparenz in jedem Prozess.

Unser Angebot

Wir entwickeln maßgeschneiderte Lösungen für eine individualisierte Posteingangsverarbeitung und digitale Dokumentenverteilung auf Basis offener, modularer Technologien. Unser Ansatz: maximale Automatisierung bei voller Datenhoheit.

Je nach Bedarf kombinieren wir Open-Source-Frameworks für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation mit KI-basierten Tools, um eine zukunftssichere, skalierbare und souveräne Lösung zu schaffen – ohne Vendor-Lock-in.

Analyse der Dokumentenarten, Eingangskanäle und Metadatenstrukturen

KI-gestützte Klassifikation, Extraktion und Validierung von Dokumentinhalten

Integration in DMS-, ECM- und Workflow-Systeme (BPMN 2.0)

Aufbau durchgängiger digitaler Posteingangsprozesse

Betrieb, Schulung und kontinuierliche Optimierung Ihrer IDP-Lösung

Warum eine Posteingangslösung von it-novum?

Wir verbinden 15 Jahre Erfahrung in Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung mit der Offenheit von Open Source. Unsere Lösungen schaffen die Basis für digitale Souveränität, Effizienz und Nachvollziehbarkeit – in Verwaltung, Banken und Energieversorgern gleichermaßen.